Quelle drôle d'invention ! La base de données économiques et sociales (BDES) tout droit issue de la loi relative à la sécurisation de l’emploi (de son auteur Michel Sapin, ancien ministre du travail) se devait être une véritable révolution (loi n° 2013-504, 14 juin 2013). C’était sans compter sur les récalcitrants, à savoir, les employeurs. Ces derniers sont soit carrément en retard pour la mise en place de cette base de données, soit sont à côté de la plaque ! Il aura même fallu pour lancer la machine un décret et une circulaire pour souligner la manière d’aborder ou de se préparer à cette transition. C’est sans nul doute la circulaire de mars 2014 qui résume le mieux, l’esprit de cette réforme (Circ. DGT 20141 18 mars 2014).

Son approche ludique offre une véritable lecture quant à ce qu’implique la mise en place d’une base de données économiques et sociales.

Base de données économiques et sociales – acte 1

Mais comment faisions-nous avant ? Antérieurement à cette réforme, les comités d’entreprise étaient informés d’une façon assez analogue à deux différences près : d’une part, les documents remis n’étaient pas centralisés et d’autre part, les données communiquées manquaient de perspectives. En effet, les entreprises de moins de 300 salariés ne bénéficiaient pas d’une vision stratégique par exemple à 3 ans comme c’est le cas aujourd’hui, de même qu’il appartenait aux élus de ces comités d’entreprise de se souvenir des données déjà communiquées, les années précédentes. Il devenait donc difficile de conserver un lien entre les informations à la fois pour en extraire l’essence mémorielle que pour en ambitionner la profondeur à moyen voire long terme. Les comités d’entreprise œuvrant au sein des entreprises de 300 salariés et plus disposaient d’une légère longueur d’avance, car outre le bilan social remis annuellement, ils pouvaient compter sur une perspective à 6 mois de la stratégie économique.

Tout cela constituait un frein à la faculté d’anticipation des élus des comités d’entreprise. Il devenait urgent de les en doter afin qu’ils puissent notamment accompagner les grandes évolutions économiques de l’entreprise pouvant tant altérer le maintien dans l’emploi que l’organisation du travail.

Pour autant, faut-il que les employeurs acceptent de jouer le jeu de l’information à commencer par mettre en œuvre, une véritable BDES. Rappelons qu’il y avait pour se conformer à la loi, un timing à respecter. Ce faisant, les entreprises de moins de 300 salariés disposaient à date de parution de la loi d’un délai poussé jusqu’au 14 juin 2015 tandis que pour les autres, ce délai était ramené au 14 juin 2014.

Aussi, depuis le 1er janvier 2016 au plus, toutes les entreprises doivent pouvoir justifier de la mise en place d’une BDES, active et actualisée conformément aux obligations périodiques auxquelles, elles sont éligibles (article R2323-1-2 du code du travail).

Base de données économiques et sociales – acte 2

La BDES, quésaco ? Il faut comprendre que cette base de données économiques et sociales est un avant tout présenté comme un outil offrant aux élus un accès facilité à une kyrielle de données. Il s’agit, ni plus ni moins, d’un registre unique, sorte de recueil d’informations permanentes et classifiées à disposition des élus du personnel.

Depuis 2015, c’est également le support d’informations nécessaire pour la préparation des trois nouvelles consultations obligatoires parmi lesquelles, celle relative aux orientations stratégiques ainsi qu’à la politique sociale de l’entreprise.

Vous l’aurez deviné, la BDES s’adresse à tous les membres du CE (titulaires, comme suppléants et représentants syndicaux) ; mais elle est aussi accessible aux membres du CHSCT ainsi que pour la préparation des NAO (négociations annuelles obligatoires), aux délégués syndicaux (article L2323-8 du code du travail). La loi oblige l’employeur à assurer une mise à jour régulière des informations contenues dans la BDES. De facto, la périodicité est imposée par la législation et précisément par le code du travail. Les élus doivent être avertis en temps réel de ces mises à jour afin de pouvoir accéder sans difficulté aux nouvelles données. Cela évite de s’interroger sur la pertinence des informations disponibles au cœur de cette base (article R2323-1-9 du code du travail). Notons que la circulaire de 2014 oblige l’employeur à préciser les modalités d’accès à la base de données économiques et sociales afin que les élus soient au clair avec d’une part, la manière d’en consulter le contenu, mais aussi d’autre part, d’en apprécier la portée et l’utilité.

Avis d'Expert

Problème s’il en est, c’est la présentation ou l’accès même à cette BDES qui pose parfois quelques soucis à bon nombre de comités d’entreprise, et encore à ce jour en 2017 !

En effet, peut-être pour nous narguer ou nous compliquer la tâche, qu’en sais-je, le code du travail offre la possibilité aux entreprises de délivrer cette base sous la forme d’un registre papier (article R2323-1-7 du code du travail). Sans en dire davantage à ce sujet, cela se résume alors dans certaines entreprises à un simple classeur, à peine complet et surtout, disponible uniquement au local des ressources humaines. On est bien loin de l’accessibilité prévue par la législation et surtout, au-delà d’être peu économique c’est aussi peu écologique ! Et si deux élus veulent consulter le contenu de même que concomitamment un délégué syndical ? Comment devront-ils procéder ? De surcroit, ne faudrait-il pas plusieurs classeurs et donc à tout le moins, un par élu ? Et pour les mises à jour, que devra faire l’employeur ? Bref, rien de véritablement simple alors qu’il existe des solutions numériques pouvant faciliter la vie de tout le monde et fluidifier l’accès à l’information.

L’entreprise, Éditions Législatives, a créé une solution BDES peu coûteuse, modulable et facile à prendre en main.

Elle reste cependant limitée car elle n’offre pas la possibilité pour les élus et l’employeur de s’interroger sur le contenu et sur les informations mises à leur disposition. Il est vrai que l’aspect collaboratif que pourrait proposer une BDES en ligne serait un plus très appréciable.

Que contient la base de données économiques et sociales ?

La base de données économiques et sociales est découpée en plusieurs catégories. Le contenu diffère en outre, selon que l’entreprise compte plus ou moins 300 salariés (articles R2323-1-3 et R2323-1-4 du code du travail). On y retrouve par exemple, des informations sur les investissements effectués par l’entreprise, mais aussi, des données portant sur les rémunérations ou encore sur les mesures prises par l’employeur en matière d’égalité professionnelle par exemple. Les élus pourront aussi y consulter le plan annuel de formation. Il est tout aussi intéressant de savoir que les élus accèderont aux informations inhérentes aux aides publiques que l’entreprise perçoit et en particulier en ce qui porte sur les crédits d’impôt comme celui ayant trait sur le CICE. Bref, c’est une mine d’informations utiles pour peu évidemment que celle-ci soit à jour et disponible.

Ces informations sont calendaires sur l’année civile.

En outre, souvenons-nous qu’elles portent sur les deux années précédentes et sur les trois années suivantes afin de lui conférer une dimension comparative et stratégique, indissociable désormais quant à la façon de présenter les choses aux représentants du personnel (article R2323-1-5 du code du travail). C’est en partie, ce que rappelle par ailleurs, un arrêt de la Cour d'appel de Lyon du 8 janvier 2016. Cette dernière, saisie sur plusieurs sujets, a notamment rappelé que le comité d’entreprise devait être assuré de disposer d’une BDES complète et de qualité, ce qui impose que les données soient prospectives.

En effet, parmi les observations mises en avant, certaines portaient sur l’absence manifeste de données prévisionnelles pour les années 2014 à 2016 concernant la situation de l'entreprise (CA Lyon 8 janvier 2016 n° 14/09041).

Échec de la base de données économiques et sociales

Pour l’heure, il est difficile de quantifier le nombre d’entreprise qui sont en retard dans la mise en place de cette base. De même, que beaucoup d’entre elles font semblant d’avoir satisfait à cette obligation. Et tout cela à l'évidence, c’est sans compter, le nombre important de comités d’entreprise ou de délégations uniques du personnel qui méconnaissent tout ou presque de cette base de données économiques et sociales.

Peu ou pas informés, les élus ignorent souvent ce qu’est la BDES. De facto, ils ne l’utilisent pas, ce qui soulève la question quant à la façon dont ils s’y prennent pour honorer leur rôle économique et social.

Côté Pratique

Nous formons les élus de CE à la prise en main de la BDES. Profitez de notre formation – La Base de Données Économiques et Sociales – pour en comprendre l’utilité et vous en approprier le fonctionnement.

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