Comment animer une réunion à distance de nos jours ? Aujourd’hui, les réunions se multiplient en entreprise. Ce qui pourrait paraître antagoniste, avec l’éclatement géographique des filiales dans les groupes de toutes tailles. À l’ère du télétravail et de la réduction de l’empreinte carbone, pourquoi ne pas adopter le réflexe d’animer ses réunions à distance ?

Question

Comment animer une réunion de travail efficace, sans forcément s’asseoir autour de la même table ?

Pourquoi choisir l’option d’une réunion à distance ?

Les raisons qui peuvent pousser à animer une réunion de travail à distance sont nombreuses. Le premier cas de figure est de pouvoir conduire un meeting avec des collaborateurs qui se trouvent dans différents lieux. Bien souvent, on perd du temps avec des appels one-on-one, ou on se réunit en petits groupes de proximité.

Question

Pourquoi ne pas profiter des nouvelles technologies pour se parler simultanément des quatre coins de la planète ?

Avoir le choix de l’animation de réunion à distance permet également de réduire drastiquement les conflits d’agenda. En effet, en éliminant les problématiques liées aux déplacements physiques, il ne reste plus qu’à trouver un créneau horaire qui convienne à tous les membres de la réunion. Plus besoin de se soucier de trouver en plus un lieu commun !

L’animation de réunion à distance pour remédier aux absences

Le choix de la réunion à distance peut également s’avérer très bénéfique dans le cas d’une réunion d’urgence. Il en est de même de la convocation de dernière minute d’un membre. Celui-ci, qui n’avait peut-être pas pris ses dispositions pour être physiquement présent à la réunion, peut tout de même s’y joindre. Prenons le cas par exemple des suppléants d’un groupe d’élus. En l’absence imprévue d’un titulaire du CSE qui ne peut répondre à sa convocation, il se peut que son suppléant soit convié au dernier moment.

Grâce à l’option « à distance », la réunion peut être maintenue.

C’est le cas de figure que l’on pourra retrouver pour toutes les instances représentatives du personnel à l’image du comité social et économique. Rappelons que ce dernier réunit désormais le CHSCT, le CE et les DP. Les réunions du CSE peuvent ainsi être animées à distance, de façon à réunir tous les élus facilement. Plus on facilite les choses pour que réunion il y ait, plus le CSE pourra se réunir régulièrement. L’autre avantage non négligeable de se réunir souvent : les réunions peuvent durer moins longtemps, car il y aura moins de sujets à l’ordre du jour!

Les outils pour l’animation de réunion à distance

Là encore, on a l’embarras du choix. Toute plateforme de téléconférence ou, idéalement, de visioconférence pourra faire l’affaire. Certaines permettent à tous les participants (jusqu’à 50 !) de se connecter simultanément, du moment qu’ils ont accès à une webcam et un micro. Si plusieurs participants sont sur le même site géographique, il est préférable qu’ils se retrouvent dans une même salle de réunion, afin de n’apparaître que comme un participant de la conférence. Tous les participants, qu’ils soient isolés ou physiquement réunis, devront en tout cas trouver un espace calme, avec une bonne connexion internet.

Rien de pire qu’une communication qui coupe toutes les deux minutes pour perdre le fil de la réflexion !

Une fois connectées, certaines règles du jeu peuvent être mises en place assez simplement pour s’assurer de l’efficacité de la réunion. Par exemple, chacun peut couper son micro, et ne l’allumer que quand il prend la parole, afin de limiter le bruit sur la ligne. Si tout le monde a accès à un logiciel de partage d’écrans, alors les participants pourront non seulement voir leur interlocuteur en direct, mais aussi ce qu’il souhaite partager. Une présentation PowerPoint ou un tableau Excel peuvent ainsi être visionnés par tout le monde en même temps.

Comment animer une réunion à distance ?

Que ce soit en présentiel ou à distance, il est important que quelqu’un joue le rôle d’animateur de la réunion. Pour une première en visioconférence, il sera préférable de choisir quelqu’un qui ait l’habitude de prendre la parole en public. L’expérience pour mener des réunions de ce type est primordiale. Il est important que ce leader sache comment conduire une réunion efficace. Le ou les animateurs commenceront, comme dans un meeting classique, à exposer les objectifs de la réunion et l’ordre du jour. Ils reprendront éventuellement les points laissés en suspens lors d’une précédente réunion. Ils expliqueront ensuite les règles de bases, vues précédemment, pour cadrer le déroulement et assurer l’avancement efficace.

L’animateur jouera également le rôle de facilitateur, afin de s’assurer que chacun puisse disposer d’un temps de parole.

Il est en effet plus facile de se « cacher » derrière son écran et de ne jamais oser participer. Un bon animateur s’assurera que chacun puisse s’exprimer, maîtrisant ainsi le temps de parole des uns et des autres. Il recadre aussi tout débordement ou dérive des objectifs fixés. Il le fait pour optimiser la gestion du temps imparti.

Que se passe-t-il ensuite ?

Comme dans toutes les réunions de travail, il est important que l’un des participants au moins ait pris des notes pour pouvoir par la suite rédiger un compte rendu de la réunion. Celui-ci reprendra l’ordre du jour et devra conclure sur l’atteinte des objectifs fixés en début de réunion. Idéalement, un plan d’action aura été décidé pendant la réunion pour atteindre ces buts. Une fois le compte rendu rédigé, il sera envoyé à tous les participants afin que puisse se faire le suivi de la réunion. Chacun aura ainsi sa feuille de route et son plan d’action.

Conseil d'Expert

Il peut aussi être pertinent de prévoir une réunion de suivi ou la prochaine étape dès la fin de la réunion en cours, afin de gagner du temps.

On profite de ce que tout le monde est encore autour de la table figurative pour fixer un rendez-vous. Cela évite ainsi les allers-retours par mail pour essayer de trouver une date commune.

C’est décidé, vous vous lancez ?

Maintenant que nous avons vu les tenants et aboutissants de comment animer une réunion de travail à distance, lancez-vous ! Si vous avez le trac ou n’êtes pas sûr de vos techniques, il est possible de demander à suivre une formation à la conduite de réunions. Vous verrez ainsi différentes techniques pédagogiques pour vous lancer dans l’animation de groupe, et pour optimiser vos contenus. En effet, si vous aviez tous vos supports sur papier ou que vous aviez pour habitude de lancer des jeux de rôle brise-glace en présentiel, il sera important de les adapter pour les réunions à distance. Avec un peu d’imagination, c’est tout à fait possible!

En conclusion, comment animer une réunion à distance ?

Une fois la logistique mise en place et le bon animateur identifié, l’animation de réunion à distance devient un jeu d’enfant. En plus de faire gagner du temps et des déplacements, elle devient une véritable parade à l’absentéisme en réunion. Plus d’excuses, ou presque ! Animer ses réunions de travail à distance ne remplacera pas les avantages de réunir les gens autour d’une table. Cela peut toutefois devenir un précieux outil d’échanges. Les frontières s’effacent, les délais pour faire cascader l’information petit à petit par le bouche-à-oreille s’amenuisent. Bonus : l’empreinte carbone ne s’en portera que mieux.

Attention tout de même à ne pas faire de l’animation à distance une excuse pour laisser rentrer la réunionite aiguë dans son entreprise !