Lorsqu’un salarié se déplace dans le cadre de son travail afin d’accomplir une mission professionnelle, il génère des frais. On retrouve souvent ces déplacements professionnels dans l’exercice de certains métiers comme :

  • les livreurs ;
  • les commerciaux ;
  • certains ouvriers du bâtiment ;
  • les techniciens ;
  • les transporteurs routiers.

Leur profession exige qu’ils rejoignent des lieux afin de réaliser le travail que leur entreprise leur a confié. Ces déplacements spécifiques répondent à des obligations et engagements qu’employeur et salarié s’engagent à respecter mutuellement. Voici, ce qu’il est essentiel de connaître sur les obligations et les droits en matière de déplacement professionnel.

Que représentent les déplacements professionnels ?

Lorsqu’un salarié exerce une profession en dehors des locaux de l’entreprise, les voyages professionnels dus à son activité engendrent des frais professionnels. La mission à accomplir par le salarié peut aussi bien se situer dans la même région du siège de son entreprise que dans d’autres régions et parfois même à l’étranger.

Dans tous les cas, le salarié voyage dans le cadre de sa profession dans le but de :

  • rencontrer un client ;
  • d’accéder à un fournisseur ;
  • se rendre dans un salon ou d’autres lieux.

Les trajets professionnels figurent-ils dans un contrat de travail ?

Lorsqu’un futur salarié postule pour un métier nécessitant de petits ou grands déplacements, il n’est pas obligatoire de le mentionner dans le contrat de travail. En revanche, lorsque la nécessité de déplacements d’affaires n’est pas spécifiée dans le contrat de travail, la règle est différente.

Le salarié a en conséquence interdiction absolue de le revendiquer ou de l’utiliser pour refuser un déplacement dans le cadre de sa profession.

En revanche, il doit être obligatoirement mentionné dans le même contrat, le périmètre d’exécution du travail du salarié. Si un voyage à titre exceptionnel est demandé à un salarié, ce dernier est en droit de le refuser. Donc, à la question, peut-on refuser un déplacement professionnel, la réponse est oui. Ce oui s’entend si le voyage est refusé à titre exceptionnel uniquement (Cass. Civ. 25 mars 2010, 08-43.156).

Frais professionnels liés à une activité professionnelle

Quand un salarié engage des dépenses liées à l’exercice de sa profession, les frais qu’il a engendrés sont remboursés par son employeur (articles L3261-2 à 5 du Code du travail). Le déplacement et les repas peuvent être remboursés de façon forfaitaire. Ils sont exonérés de cotisations sociales et ils sont calculés sur un barème annuel revu chaque année.

Les différentes méthodes de calcul

Quand les frais engendrés par un salarié sont liés à sa fonction, ils sont remboursés. Dans ce cas, il est possible que le salarié soit remboursé par son entreprise tout en respectant les obligations légales en la matière. L’indemnisation des dépenses réelles se fait sur justificatifs. Elle peut aussi s’effectuer par le versement d’indemnisation forfaitaire dont les montants sont fixés par l’URSSAF. Par exemple, si un salarié est trop loin de son domicile à la suite d’un déplacement pour son travail, il est alors indemnisé.

blocfleche]La société qui l’emploie peut aussi payer directement le montant des frais en lui remettant une carte de crédit de la société.[/blocfleche]

Les frais où il existe obligatoirement une indemnisation réelle

Dans certains cas, les frais réels sont obligatoires. Le salarié est alors indemnisé sur la base des dépenses réellement engagées dans le cadre de ses déplacements professionnels. Faut-il que ces missions soient effectuées pour le compte de la société.

C’est le cas pour les frais générés :

  • par un salarié en télétravail ;
  • lorsqu’il utilise les nouvelles technologies à des fins professionnelles ;
  • lors d’un déménagement quand le salarié est en mobilité professionnelle ;
  • par un salarié en mission temporaire, muté en France si l’entreprise est étrangère ;
  • en raison de la mobilité professionnelle de la métropole vers les TOM et inversement ou d’un TOM à l’autre.

Les notes de frais échappent aux cotisations sociales

Dans tous les cas, il n’existe pas de limite d’exonération, car il s’agit de remboursements basés sur des sommes réelles. À noter que les frais extra liés aux déplacements professionnels sont aussi à rembourser par l’employeur. Dans ce cas, le salarié doit prouver qu’il ne pouvait pas faire autrement. Par exemple, il n’y avait pas d’hôtel à moins de deux étoiles sur les lieux. Bien entendu, il doit prouver ce fait par des pièces justificatives.

L’entreprise verse les frais forfaitaires quand les dépenses impliquent :

  • un logement ;
  • des repas ;
  • des indemnités kilométriques lors de l’utilisation d’un véhicule personnel ;
  • divers frais engagés dans le cadre d’une mobilité professionnelle à l’intérieur du territoire national métropolitain.

Ces frais s’indemnisent sur la base d’une allocation forfaitaire, ils échappent au paiement de cotisations sociales. Leur montant doit être inférieur ou égal aux seuils fixés par l’URSSAF. Un salarié n’a donc pas à justifier ses dépenses à son employeur à proprement dit. Il doit simplement démontrer que les allocations perçues correspondent réellement à la situation. Même si les allocations sont supérieures aux limites que l’URSSAF impose, il est possible d’obtenir une exonérations des allocations.

Cependant, il est nécessaire de prouver que :

  • le déplacement est d’ordre professionnel ;
  • l’allocation forfaitaire est utilisée en conformité en produisant des justificatifs ;

Trajets considérés comme des déplacements professionnels dans l’exercice de sa profession

Les principaux trajets s’analysent comme des déplacements professionnels dans l’exercice de la profession dès lors qu’ils conduire à :

  • partir à la rencontre d’un client de l’entreprise ;
  • se rendre sur un chantier ;
  • se rendre à un rendez-vous professionnel ;
  • récupérer un colis destiné à la société ;
  • livrer un colis de la société ;
  • participer à une formation obligatoire à l’extérieur ;
  • assister à un congrès ;
  • faire partie d’un séminaire ;
  • accompagner des clients sur un lieu professionnel.

Quels sont les modes de transports professionnels et qui est le décisionnaire ?

Les modes de transports professionnels intègrent :

  • la voiture professionnelle ;
  • le véhicule personnel du salarié ;
  • le train ;
  • l’avion ;
  • les transports en commun ;
  • les taxis.

L’entreprise choisit donc le mode de transport du salarié, tout en respectant l’état de santé de l’employé. En cas de désaccord, c’est le médecin du travail qui tranche. Cependant, une entreprise ne peut pas exiger de son salarié qu’il utilise son véhicule personnel. Dans ce cas, c’est le salarié qui donne son accord sur la question. Certains accords collectifs peuvent aussi influencer le mode de transport choisi par l’entreprise.

Le contrôle des déplacements professionnels

Une entreprise employant un salarié itinérant a le droit de contrôler ses déplacements professionnels. Néanmoins, l’employeur ne doit pas porter atteinte à la liberté individuelle du salarié. Par exemple, il lui formellement interdit d’utiliser un instrument de géolocalisation. Il ne doit pas non utiliser la filature d’un visiteur médical.

Les nouveaux moyens de déplacement utilisés par l’entreprise

Les entreprises utilisent des PDE ou Plan de Déplacements de l’Entreprise. Le but des déplacements est de promouvoir des moyens de transport écologiques. Ainsi, les entreprises encouragent les salariés à se déplacer à vélo pour les petits déplacements (loi du 17 août 2015). C’est un décret qui en fixe le montant (article L3261-3-1 du Code du travail). Elles les sollicitent aussi pour faire du télétravail et vont même jusqu’à proposer du covoiturage. Les entreprises recourent davantage aux supports mobiles comme le téléphone, les tablettes et ordinateurs portables.

À court et moyen terme, les déplacements professionnels devraient être de moins en moins nombreux.