Les élus peuvent-ils enregistrer les réunions du CSE ? C’est une question souvent posée à laquelle nous allons répondre dans cet article. Nous aborderons également la question se rapportant à la possibilité de faire intervenir un rédacteur lors des séances plénières. Nous traiterons des obligations en matière de confidentialité qui frappe les représentants du personnel.

Question

Commençons par répondre à cette question : « quel intérêt trouve-t-on à enregistrer les réunions du CSE ? »

C’est sans conteste important de s’interroger sur l’objectif souhaité, car les réunions du comité social et économique (CSE) sont essentielles. Elles méritent une attention particulière et une implication rigoureuse. Enregistrer les réunions du CSE permet de faciliter la mémorisation du débat dans le but de le transcrire fidèlement dans le procès-verbal du CSE (PV).

Par ailleurs, les délais de transcription sont raccourcis et la précision du contenu final en est accentuée.

Comment peut-on enregistrer les réunions du CSE ?

Avez-vous déjà entendu parlé de la loi Rebsamen ? Sans doute, il ne vous aura pas échappé qu’un décret inhérent à la conduite des réunions CE, publié en date du 12 avril 2016, avait consacré le droit de procéder à l’enregistrement audio des séances. Cette faculté née de la jurisprudence dans les années 80, a été reprise récemment dans les nouvelles dispositions légales attachées au CSE.

Les élus du CSE peuvent donc enregistrer les réunions du CSE conformément à ce que la loi prévoit désormais (article D2315-27 du Code du travail).

La décision doit relever d’un verdict collectif des élus titulaires du CSE. Un débat précède en général le vote qui en résultera. L’employeur peut exprimer son point de vue, mais la décision ne lui revient aucunement. Les suppléants peuvent avoir leur mot à dire, mais ne pouvant pas voter, ils ne pourront pas participer à la validation finale. Il est conseillé que ce choix fasse l’objet d’une inscription dans le règlement intérieur du CSE. Ce document traitera également des questions matérielles en découlant.

La décision est portée à l’ordre du jour du CSE

Aucun élu ne peut engager le comité social et économique contre son gré ou malgré lui. Autrement dit, son fonctionnement résulte nécessairement de décisions prises au cours des réunions plénières. Toutefois pour discuter de l’opportunité d’enregistrer les réunions, le point doit être inscrit à l’ordre du jour du CSE. Il appartient au secrétaire du CSE de veiller à cette inscription dont il ne peut pas se faire évidemment le juge. L’employeur ne peut pas refuser que ce point soit porté à l’ordre du jour au motif qu’il n’est pas d’accord avec le souhait exprimé par le CSE.

Une résolution fixera le cadre décidé par le CSE

À l’occasion du débat qui aura lieu lors de la séance plénière, les élus auront la possibilité de s’exprimer sur les raisons qui les conduisent à enregistrer les réunions du CSE. Ce sera le moment de répondre aux éventuelles inquiétudes des élus, des autres débatteurs et de l’employeur. Le CSE en profitera pour aborder les aspects techniques comme le choix du matériel retenu, le délai de conservation des audios, l’accès aux audios en dehors des réunions, la destruction des enregistrements, le matériel de stockage des enregistrements, etc.

Conseil d'Expert

Le CSE doit réglementer ses agissements, car enregistrer les réunions du CSE implique d’observer des règles tant déontologiques que pratiques.

Quelques conseils pour bien enregistrer les réunions du CSE

Capter chaque mot, phrase, allocution lors d’une réunion, cela paraît simple. En réalité, il n’en est rien. En effet, il va être important d’observer quelques conseils pour optimiser la qualité de vos réunions. Ceci vous permettra de correctement enregistrer les réunions du CSE.

Il faut soigner les prises de parole

Chacun le sait, la cacophonie guette en permanence toutes les personnes susceptibles d’intervenir lors des réunions du CSE. C’est la raison pour laquelle, il est impératif de gérer les prises de parole. En respectant certains principes élémentaires, il sera plus simple de procéder à l’enregistrement des débats. Ainsi, les participants ne se couperont pas la parole. Lorsqu’une personne s’exprime, tout le monde l’écoute en évitant par exemple de bavarder en chuchotant dans son coin. Dans la même veine, il faut éviter de laisser plusieurs personnes s’exprimer en même temps.

Parler distinctement et posément

Grommeler, pester ou parler dans sa barbe, ce n’est pas conseillé lorsqu’une réunion est enregistrée. La finalité étant d’aider le secrétaire du CSE à rédiger le PV de réunion, chaque participant doit faire l’effort de parler haut et clair afin de favoriser la qualité de l’enregistrement. Il faut être capable de gérer son débit (ni trop lent, ni trop rapide).

Être le plus intelligible possible

Lors d’une réunion, il arrive que certains participants réagissent au quart de tour. Un mot, une phrase, une remarque ou une réponse peut être à l’origine d’une réaction incontrôlée. Ces prises de parole intempestives sont difficiles à gérer pour un rédacteur. Cela désorganise le débat et le rend confus. Ces réactions soudaines ne contribuent pas à l’intelligibilité du débat ; parfois, cela en dilue la pertinence. Au moment de la retranscription, le rédacteur peut se retrouver en difficulté pour traduire ces prises de paroles semblables à des frasques.

Utiliser un matériel professionnel et de qualité

Pour enregistrer les réunions du CSE, il faut s’équiper d’un matériel adéquat. Un vulgaire dictaphone ne peut pas suffire. Il est déconseillé d’utiliser le microphone de vos smartphones. Il existe des solutions professionnelles qui tiennent compte de diverses contraintes à l’image de la réduction des bruits parasites, la portée du micro, etc. Selon vos impératifs et le nombre de participants aux réunions, il conviendra d’investir dans un matériel adapté.

Pour les réunions de moins de 10 personnes, nous préconisons un enregistreur numérique d’entrée de gamme – Voice Tracer DVT7000 de la marque Philips.

Ce produit inclut un micro-omnidirectionnel à installer de préférence au centre de la table de réunion. Ce micro capte toutes les voix dans un rayon de 360°. Une fonction de pré-enregistrement évite de couper le début des allocutions. Cet enregistreur dispose d’une mémoire de 4Go, ce qui permet d’enregistrer des dizaines d’heures de réunion. À moins de 170 €, il est idéal pour les CSE accusant un faible budget de fonctionnement.

Au-delà de 10 participants, il est préférable d’investir dans un matériel d’une meilleure facture.

Pour des réunions de CSE comptant de 10 personnes à 20 personnes, nous vous recommandons d’acheter l’enregistreur numérique DPM8900 de Philipps. Il dispose de 4 micros omnidirectionnels et de prestations supérieures pour vos enregistrements comme un micro 3D pour optimiser la clarté des voix enregistrées. Il peut capturer les sons dans un rayon de 2 mètres. C’est un matériel idéal pour les grandes salles de réunion. Dans la même fibre, il existe des solutions sur mesure. Vous pouvez par exemple investir dans un enregistreur très performant et l’associer à un microphone omnidirectionnel indépendant. La marque Olympus offre des prestations haut de gamme dans ce domaine.

Conseil d'Expert

Le choix du matériel doit être judicieux et approprié à l’usage que vous en aurez lors des réunions.

Peut-on enregistrer des informations confidentielles ?

L’employeur peut au cours des réunions délivrer des informations présentées comme sensibles et confidentielles. Il est tenu d’en faire clairement mention avant la présentation de ces données. Il est impératif que les élus puissent rapidement distinguer les informations de cette nature avec d’autres. Cette obligation de discrétion oblige à ne pas divulguer par la suite, les informations revêtant un caractère confidentiel (article L2315-3 du Code du travail).

Il ne faut pas en revanche considérer cette discrétion comme impliquant l’interdiction d’enregistrer les déclarations de l’employeur.

Ce serait tout bonnement une forme d’ingérence dans la prise de notes et la mémorisation du débat. N’oublions pas que l’une des applications de cet enregistrement est de faciliter la rédaction du PV. En revanche, les audios ne sont pas destinés à être produits publiquement aux salariés.

L’intervention d’un rédacteur professionnel est possible

Un tel professionnel peut avoir besoin d’enregistrer les débats lors de la réunion du CSE. Il devra observer à l’identique, l’obligation de discrétion opposable aux élus. Il appartient au CSE de définir la façon dont le rédacteur interviendra pour son compte. Le contrat passé avec ce dernier comportera les engagements inhérents à la confidentialité des échanges.

Conclusion :

Il est possible d’enregistrer les réunions du CSE et de faire appel à un rédacteur ou à un sténographe pour faciliter la rédaction de vos PV. Cette décision doit être le fruit d’une résolution prise au cours d’une réunion et d’une transcription dans le règlement intérieur du CSE. Les élus doivent respecter quelques principes attachés à la qualité des réunions et du matériel utilisé pour les enregistrements.