Les salariés dans le cadre de leur activité professionnelle sont conduits parfois à avancer des frais au nom de leur entreprise. Ces derniers ont donc vocation à leur être remboursés par l’employeur. Existe-t’il un cadre précis régissant le fonctionnement des notes de frais ? Les salariés sont-ils toujours tenus d’avancer ces frais ? Selon les métiers, la nature du poste, le niveau de responsabilités et les conditions de travail des salariés, le montant des notes de frais peut atteindre chaque mois des sommes importantes. L’employeur peut-il refuser d’en assumer le paiement intégral in fine ? Il ne faut pas du reste, confondre « avantages en nature » et « frais professionnels ».

Origine des frais professionnels

Ces frais sont engagés par le salarié non par convenance personnelle, mais pour répondre à un besoin inhérent à une mission d’ordre professionnel. Il faut entendre juridiquement et comptablement qu’il s’agit de charges spéciales propres à l’accomplissement d’une mission exigée par l’entreprise (arrêté du 20 décembre 2002, art. 1er, JO du 27).

En l’absence de dispositions légales précises à ce sujet, c’est la jurisprudence qui a régulièrement encadré la pratique des frais professionnels.

Ainsi, est posé comme principe général que ceux-ci, lorsqu’ils sont avancés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur, il appartient obligatoirement à ce dernier d’en assurer le remboursement pour autant que le salarié soit en mesure de justifier précisément la nature et le montant des dépenses (Cass. soc. 21 mai 2008, n° 06-44044).

Distinction avec les frais d’entreprise

Contrairement aux frais professionnels visés ci-avant, les frais d’entreprise correspondent à des dépenses qui relèvent de l’activité de l’entreprise ; ils ne sont donc pas liés directement à la réalisation de la mission rattachée notamment à la profession du salarié.

C’est l’administration qui a premièrement défini cette nuance dans l’appréciation dont peuvent faire l’objet certains frais engagés et supportés par l’employeur. Elle a été renforcée par une réponse du Conseil d’État reconnaissant à juste titre cette réglementation portant sur l’existence de frais d’entreprise et échappant à l’assiette des cotisations sociales (CE 29 décembre 2004, n° 254832).

Les frais professionnels sont remboursés

Il n’est pas pensable alors que le salarié exécute à la demande de son employeur, une mission nécessitant des frais qu’il faut avancer, que ceux-ci ne puissent pas être remboursés. Aussi, les frais réellement engagés par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle doivent lui être remboursés sans qu’ils puissent être imputés sur sa rémunération (Cass. soc. 25 mars 2010, n° 08-43156).

Il est en revanche impératif de vérifier ce qui est précisé si cela est le cas dans son contrat de travail.

Certaines entreprises prévoient à l’avance une somme forfaitaire en prévision des frais que pourrait engager le salarié de sorte à lui laisser une autonomie financière. Si cette pratique est licite en soi, elle doit toutefois observer une limite là encore posée par la jurisprudence.

L’employeur peut ainsi verser une somme fixée à l’avance de manière forfaitaire, à la condition, d’une part, que cette somme forfaitaire ne soit pas manifestement disproportionnée au regard du montant réel des frais que devra  engager le salarié, et, d’autre part que la rémunération de celui-ci ne soit pas en finalité inférieur au salaire minimum (Cass. soc. 20 juin 2013, n° 11-23071).

Modalités de remboursement des frais professionnels

Il est couramment observé pour le traitement des remboursements de frais par l’employeur, que ceux-ci sont réalisés sous la forme d’un paiement des sommes réellement dépensées par le salarié. Le remboursement se fait alors sur présentation des justificatifs, notamment des factures en bonne et due forme. Les entreprises mettent à disposition le plus souvent un formulaire type appelé « note de frais » afin de faciliter l’inventaire des dépenses engagées par le salarié.

Il est essentiel de tenir compte pour le remboursement des frais exigibles par le salarié, qu’il peut être tenu par le biais d’une disposition contractuelle de présenter une note de frais à l’employeur. Si cela n’a pas été le cas, le remboursement ne peut être expressément exigé. Le salarié n’aura en effet pas rapporté la preuve sur la base de justificatifs, des frais supportés par lui (Cass. soc. 5 nov. 2014, n° 13-14230).

Moins courant, le remboursement de certains frais peut se faire sous forme d’allocations forfaitaires. C’est souvent le cas pour les salariés itinérants par exemple, exposés à payer des repas d’affaires, à utiliser leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels…

Il y a tout de même des limites car la plupart des forfaits sont encadrés par l’administration qui fixent des plafonds d’exonération de cotisations sociales étant entendu que ces sommes ne sont pas compte tenu de leur nature considérées comme un complément de salaire.

Délais et prescriptions des remboursements

Les entreprises fixent en général un cadre qu’il est important de respecter. Les salariés doivent pour être remboursés, produire en temps les justificatifs à l’employeur afin que celui-ci puisse les valider et les porter au paiement.

Lorsqu’il est indiqué dans une note de service et/ou dans son contrat de travail que le salarié dispose d’un mois pour être remboursé de ses frais, au-delà, l’employeur ne serait plus fondé à procéder à un quelconque remboursement (Cass. soc. 29 sept. 2009, n° 07-45722).

Par ailleurs, depuis l’entrée en vigueur de la loi de sécurisation de l’emploi du 4 juin 2013 (LOI n°2013-504 du 14 juin 2013 – art. 21), un salarié ne pourrait plus exiger le remboursement de ses frais comme tout élément inhérent à son salaire au-delà de 3 ans à compter du jour où celui-ci a eu connaissance de la façon d’être payé de ces sommes (article L3245-1 du code du travail).

L’employeur peut limiter les avances de frais professionnels

Soucieuses de mieux encadrer les frais professionnels et d’en maîtriser davantage les coûts, un certain nombre d’entreprises n’hésite plus à recourir à des procédés qui évitent aux salariés d’avancer les frais tout en étant assuré pour l’employeur de la justification des sommes engagées.

Ainsi, les salariés itinérants disposeront d’un véhicule de service avec une carte carburant (ce qui exonère l’employeur de payer des frais kilométriques) ; les véhicules peuvent être équipés d’un boîtier propre aux péages afin que chaque passage comptabilisé, soit directement facturé à l’entreprise. Certains salariés disposent également d’une carte de paiement au nom de l’entreprise (carte affaires) pour assurer les frais de bouche lorsqu’ils invitent leurs clients. Des entreprises choisissent également de sous-traiter les réservations de billets de train ou d’avion et les nuitées d’hôtel ; ainsi, les salariés se déplacent selon les besoins de l’entreprise sans avoir ni à se soucier du prix de ces dépenses, ni à les avancer.

L’avantage pour l’entreprise est double ; elle limite les coûts en négociant directement avec les fournisseurs et prestataires, les prix et elle diminue le niveau de traitement des notes de frais de ses salariés.

Pour les salariés, le bénéfice est important car ils peuvent limiter d’une part les avances qui resteraient malgré tout à leur charge et d’autre part, ils sont moins exposés à la perte de justificatifs nécessaires au remboursement de leurs frais.