Les réunions ordinaires des instances du comité d’entreprise (CE) et du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) sont prévues par la loi ; pour le CE, elles se déroulent soit mensuellement (pour les entreprises dont l’effectif est inférieur à 150 salariés et qui ne relèvent pas de la délégation unique du personnel – DUP) soit à défaut, les réunions sont bimestrielles (article L2325-14 du code du travail). Concernant le CHSCT, les réunions périodiques se déroulent une fois par trimestre a minima (article L4614-7 du code du travail).

Il peut toutefois arriver que des sujets d’une certaine importance ou gravité nécessitent la tenue précoce d’une nouvelle réunion ; elle est appelée soit réunion extraordinaire CE (et CHSCT) soit réunion exceptionnelle.

Ainsi, les élus peuvent se réunir en marge des réunions périodiques pour traiter de points qui ne peuvent attendre la future réunion ordinaire.

Qui peut demander la tenue d’une réunion extraordinaire CE ?

1/ Réunion extraordinaire CE

L’employeur peut souhaiter réunir le comité d’entreprise en urgence, entre deux réunions ordinaires,  afin de traiter d’un sujet dont le caractère est jugé par exemple préoccupant. En effet, lorsque se tient en principe, une réunion extraordinaire CE (ou exceptionnelle), il y a de fortes chances qu’il s’agisse d’un sujet important qui nécessite en urgence, un débat entre les élus et l’employeur.

Les élus ont aussi la faculté de soumettre une demande de réunion extraordinaire CE à l’employeur dès lors qu’elle est exprimée par la majorité de ses membres ; même si la loi ne le précise pas directement, il apparaît que la majorité implique uniquement les membres disposant du droit de vote (avec voix délibérative), c’est-à-dire, les élus titulaires en titre ou les suppléants du comité d’entreprise qui remplacent un titulaire défaillant (article L2325-14 du code du travail). Le fait que la voix des suppléants s’ajoute à cette majorité, ne pose en soi aucun problème.

2/ Réunion extraordinaire du CHSCT

Il est de coutume de nommer les réunions supplémentaires du CHSCT de la même façon que celles du comité d’entreprise (réunions extraordinaires). Pour autant, ce qui motive la tenue de telles réunions peut être apprécié différemment (article L4614-7 du code du travail). En effet, la tenue d’une nouvelle réunion, intervenant cette fois-ci entre deux réunions trimestrielles, peut être souhaitée en raison d’un accident du travail, d’un évènement portant atteinte à l'environnement ou à la santé publique ou sur demande motivée de deux membres élus du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (article L4614-10 du code du travail). Aussi, dès lors que ces conditions sont réunies, l'employeur doit forcément organiser la tenue de cette réunion.

L’employeur peut-il s’opposer à la tenue de ces réunions ?

Qu’il s’agisse du comité d’entreprise ou du CHSCT, il faut rappeler que l’employeur ne peut jamais se faire juge du bien-fondé d’une demande impliquant la tenue d’une réunion extraordinaire. Une appréciation de cette nature qui précéderait un refus opposé par ce dernier aux membres élus du comité d’entreprise constituerait un délit d’entrave (Cass. crim. 11 mars 2008, n° 07-80169). Il en serait de même s’agissant d’une demande émanant des membres du CHSCT (Cass. crim. 4 janv. 1990, n° 88-83311).

Soulignons également en ce qui concerne le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail ; si l’employeur s’obstine à ne pas réunir le CHSCT à sa demande, l’un des deux membres ayant exprimé un tel souhait peut sans qu'il n'ait été investi d'un mandat spécial pour agir en justice saisir le juge afin que celui-ci ordonne sa tenue (Cass. soc. 15 janv. 2013, n° 11-27651).

Délai pour tenir cette réunion extraordinaire CE ?

La loi n’impose pas dans les deux cas, un délai à observer pour l’employeur qui est confronté à une demande de réunion extraordinaire CE ou CHSCT. Il va de soi compte tenu du caractère d’urgence que suppose une demande de réunion extraordinaire, que l’employeur doit réunir l’instance concernée dans les plus brefs délais et donc au plus tôt. Précisons que cette question peut être traitée dans le règlement intérieur du CE (obligatoire) ou du CHSCT (facultatif) ; cela évitera de se reposer systématiquement la question.

La jurisprudence peut aider à rédiger cette disposition réglementaire ; en effet, s’agissant du comité d’entreprise, elle précise que la réunion extraordinaire doit intervenir entre deux réunions ordinaires donc sans attendre la prochaine réunion périodique obligatoire.

Seule exception : la proximité de la prochaine réunion ordinaire. Si celle-ci est trop proche, l’employeur pourra valablement le même jour organiser les deux réunions qui doivent toutefois demeurer distinctes (Cass. crim. 17 janv. 1984, n° 82-94159).

Existe-t-il un formalisme pour la réunion extraordinaire CE ?

Là encore, pour le comité d’entreprise, le règlement intérieur pourrait contribuer à donner une réponse plus précise à cette question. En effet, la loi ne fixe aucun formalisme à respecter en la matière. Toutefois, il convient de souligner que l’instance du CE doit être en mesure d’apporter la preuve que la demande a été exprimée par la majorité de ses membres (CA Paris, 14e ch., sect. A, 14 juin 2006, n° 05/23306).

Dans les pratiques les plus observées, il est d’usage que le CE signifie un tel souhait en adressant à l’employeur une lettre signée par la majorité de ses membres (souvent relayée par le secrétaire du CE).

Il arrive que la demande soit exprimée lors d’une réunion ordinaire ; dans ce cas, elle est suivie d’un vote de la majorité des membres du comité afin qu’elle soit officiellement entérinée (il s’agit d’une résolution). Par ailleurs, le comité d’entreprise doit produire la liste des sujets dont il souhaite l’étude lors de cette réunion ; il s’agit d’une condition sine qua non. L’employeur doit alors sur la base de ces éléments élaborer l’ordre du jour de la réunion extraordinaire qui devra obligatoirement comporter ces sujets, conjointement avec le secrétaire  (Cass. soc. 11 févr. 2004, n° 02-11830).

S’agissant du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), un ordre du jour doit également être établi entre l’employeur et le secrétaire (article R4614-3 du code du travail) ; pour autant, face une situation d’urgence, le délai de communication de l’ordre du jour fixé ordinairement à quinze jours avant la réunion, n’a pas être respecté. La réunion doit se tenir rapidement afin de ne pas différer le traitement du ou des sujets motivant la tenue d’une réunion d’urgence.