L’issue d’une réunion plénière ordinaire ou extraordinaire du comité d’entreprise se matérialise nécessairement par la rédaction du procès-verbal de réunion communément appelé ; procès-verbal de réunion CE (article R2325-3 du code du travail). Avec le temps, ce document obligatoire et très important pour conserver la mémoire des débats, des grandes échéances et des résolutions, a été quelque peu malmené en étant adapté pour répondre à de nouveaux formats. Ainsi, sont nés du procès-verbal de réunion CE, les comptes rendus de réunion, les synthèses ou les flashs d’information.

La principale raison consisterait à simplifier le contenu en raccourcissant la longueur  du procès-verbal tout en lui ôtant un niveau de détail jugé parfois technique pour ne se concentrer que sur la finalité des débats (décisions, impacts pour les salariés).

Les élus pensent sans doute que leurs PV seront davantage lus et qu’un procès-verbal plus concis et plus court y contribuera.

À quoi sert vraiment le procès-verbal de réunion CE ?

À l’origine, il s’agit surtout d’un document « témoin », utilisé pour protéger les intérêts du comité d’entreprise notamment en cas de conflits. Partant du principe qu’au cours d’une réunion, tout ce qui y est dit, est automatiquement transcrit dans le procès-verbal de réunion CE, il va de soi que face à un désaccord persistant entre les élus du CE et le président de l’instance (l’employeur ou son représentant), le PV fait office d’arbitre et il peut être présenté comme une preuve (Cass. soc. 16 juin 1960, n° 58-40241).

Par ailleurs, le procès-verbal de réunion CE (PV de CE) est un outil formidable pour communiquer aux salariés représentés par les membres du comité d’entreprise, le résultat du travail qui a été mené ; les sujets comme le fil des discussions de même que les résolutions qui ont été adoptées sont autant d’éléments qui importent aux salariés, soucieux de connaître ce qui découle de l’activité de leurs représentants à l’occasion des réunions. Notons que le PV a vocation à être affiché et diffusé à l’attention des salariés (article L2325-21 du code du travail).

Qu’est-ce que le syndrome de la « voix-off » ?

Ce syndrome est né d’une pratique courante et toujours observée aujourd’hui. Le président du CE pour des raisons qui lui sont souvent propres, ne désire pas que certains de ses propos, pourtant tenus publiquement en réunion, soient relatés dans le procès-verbal. Ce faisant, il incite tant les élus que le secrétaire du CE à ne pas prendre de notes et donc à s’interdire toute transcription de ce qui a été oralement dévoilé, dans le PV du CE. C’est ce qui est couramment appelé le principe de la « voix-off ».

Le débat devient caché, quelque peu clandestin. Les élus sont aux premières loges d’une information peut-être capitale mais qui ne peut leur être d’aucune utilité compte-tenu qu’il leur est impossible d’en faire état aux salariés si on en juge le procédé de l’employeur et la demande cachée qui s’en dégage.

C’est une pratique qui est à la fois délictuelle (délit d’entrave) et à la fois contre-productive. Le délit se caractérise par le fait qu’il n’appartient pas à l’employeur de décider du contenu du procès-verbal. Il ne peut d’aucune façon influer sur sa rédaction ni exiger du secrétaire qu'il ôte délibérément du PV des contenus qui pourraient contrarier l’employeur dont le seul objectif serait de diminuer la portée des informations communiquées au comité d’entreprise.

C’est également contre-productif car lors des réunions du CE, les élus sont objectivement animés par l’envie d’obtenir des informations de nature à être communiquées aux salariés afin de les tenir informés de la situation économique et sociale de l’entreprise ainsi que des décisions importantes qui vont être prises par la direction. C’est aussi l’occasion de diffuser des données chiffrées, l’agenda des échéances importantes, de dévoiler des informations sur de nouvelles organisations ou de les tenir au courant de lancements de nouveaux produits… Bref, de les faire participer à la vie de l’entreprise.

La « voix-off » est un procédé qu’il faut bannir ; lors des réunions, l’employeur doit s’exprimer clairement et honnêtement et tout le fil du débat doit être saisi pour être restitué fidèlement dans le PV du CE.

Les débats peuvent-ils être enregistrés ?

Le secrétaire du CE peut souhaiter afin de rédiger plus facilement le procès-verbal de la réunion du comité d’entreprise, que les débats soient enregistrés. C’est une faculté qui est ouverte au CE ; il appartient aux membres et davantage aux titulaires (qui sont les seuls à disposer du droit de vote) de décider de faire usage d’un magnétophone lors des réunions (Cass. crim. 4 févr. 1986, n° 84-92.809). Ce qui est en outre autorisé pour le CE, l’est tout autant pour l’employeur. Ainsi, le CE ne peut pas s’opposer à ce que la direction enregistre les débats.

Soulignons que le recours à un enregistreur peut conditionner la façon dont les débats vont se tenir. Les interventions risquent d’être plus limitées ou moins expressives ; chacun recherchera à maitriser sa parole afin que rien de fâcheux ne puisse être capté lors de l’enregistrement. Cela peut donc limiter la qualité et la profondeur des échanges.

Diffusion légale du procès-verbal de réunion CE

Avant toute diffusion ou affichage du procès-verbal de réunion CE, le secrétaire qui en est l’unique rédacteur (article R2325-3 du code du travail) doit le soumettre à l’adoption par les membres titulaires du CE. En effet, ce sont les élus qui décideront lors d’un vote effectué en principe le mois suivant lors de la réunion ordinaire, de l’opportunité de rendre ce PV public (article L2325-21 du code du travail).

Le code du travail n’imposant pas de modalités spécifiques pour opérer une telle délibération, il est important que le CE en définisse le cadre dans son règlement intérieur.

Il pourra par exemple, décider en complément du procès-verbal de réunion CE original, de communiquer une synthèse de réunion aux salariés afin que ceux-ci intègrent plus facilement ce qui a nourri l’essentiel des débats ; une façon plus digeste de les associer précisément au travail des membres du comité d’entreprise.

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