Quand on est élu du Comité Social et Économique, la question se pose du choix de logiciels de gestion du CSE. Cette question touche davantage le secrétaire ou le trésorier. Plusieurs solutions existent aujourd’hui sur le marché, du tout-en-un au clé en main en passant par un savant mélange de différents outils.

Question

Alors quelle solution est la plus intéressante ?

Pourquoi un logiciel de gestion ?

Depuis la fusion des instances représentatives du personnel, le Comité Social et Économique a vu le jour. Et ce, dans toutes les entreprises de plus de onze salariés. Or, comme toute entité à piloter, il est aujourd’hui impossible d’imaginer assurer la gestion du CSE sans un outil informatique. Le minimum est de penser à la tenue de la comptabilité. En effet, tout comme le Comité d’Entreprise auparavant, le CSE bénéficie d’un budget pour son fonctionnement. Sans oublier une enveloppe destinée aux œuvres sociales et culturelles. Or qui dit budget, dit tenir une comptabilité.

Le CSE devra donc a minima se doter d’un logiciel de comptabilité, comme le logiciel :

  • de la gamme professionnelle Sage ;
  • EBP compta ;
  • Ciel compta ;
  • iTool (version Cloud d’EBP).

Ces logiciels de gestion du CSE sont principalement à destination du trésorier. Le choix parmi les logiciels de comptabilité sera particulièrement important si le trésorier du CSE n’est pas comptable de métier. Il faudra alors qu’il puisse passer facilement des écritures comptables.

Mais aussi que le progiciel intègre le plan comptable, pour simplifier les saisies.

Quels sont les autres logiciels de gestion du CSE ?

Le CSE peut avoir d’autres besoins en termes de solution informatique, notamment dans les grandes entreprises. En effet, plus l’établissement est grand, plus les élus seront nombreux. Un logiciel de communication peut alors être pertinent, pour que les différents élus du CSE puissent échanger entre eux. Le partage d’informations, de comptes rendus de réunion ou de pistes de réflexion doit pouvoir être facilité au maximum.

La question se pose d’avoir besoin d’un logiciel de messagerie supplémentaire.

Si ce n’est pour utiliser que les fonctions de base des courriers électroniques et de la messagerie instantanée, alors inutile d’investir. Surtout si l’entreprise est déjà pourvue de ces solutions. La création d’une liste de distribution de mails dédiée au CSE peut suffire.

Logiciels pour la gestion des œuvres sociales et culturelles

En plus de la gestion propre au fonctionnement du CSE, il peut être intéressant de se pencher sur les solutions en lien avec les activités sociales et culturelles du CSE. En effet, tout comme le CSE a un budget et une gestion de fonctionnement interne, il gère aussi tout un volet à destination des salariés. Il faut donc pour cela que le CSE soit doté d’une solution en ligne lui permettant la gestion des salariés. La liste exhaustive de ceux-ci doit être connue du CSE, afin que le comité puisse relayer toutes les informations accessibles aux salariés. Un logiciel de newsletter peut ainsi être pertinent. Il permettra de communiquer à la fois les infos officielles, comme les décisions votées en réunion du CSE, mais aussi les avantages dont ils peuvent bénéficier.

Tout comme le CE avant lui, le CSE gère les offres spéciales, activités et autres loisirs, dont les salariés peuvent bénéficier.

Si le CSE met très souvent en ligne des offres pour des événements, ou la possibilité d’acquérir des billets moins chers, il peut être pertinent qu’il se dote alors d’un logiciel de billetterie. Cela permettra de facilement d’encaisser les règlements par chèque et virement des bénéficiaires.

Certains proposent même une application mobile, pour simplifier l’ergonomie.

Quels logiciels de gestion du CSE existent sur le marché ?

Il existe aujourd’hui une multitude de logiciels et solutions en ligne, pour répondre aux différents besoins évoqués précédemment. Tout d’abord, il est possible de souscrire à différents logiciels, un par besoin, pour se composer une solution à la carte. Par exemple, avoir un logiciel de comptabilité, un autre pour la messagerie, et une solution en ligne pour les newsletters et la billetterie. L’autre option est de choisir un logiciel de gestion tout-en-un. Il en existe des généralistes, comme Evoliz ou Wavesoft pour les TPE et PME, et d’autres spécialisés sur la gestion de CSE.

Les logiciels de gestion du CSE se sont mis à la page et proposent désormais une réponse adaptée à l’ensemble des CSE.

Parmi les solutions les plus complètes, qui regroupent la plupart des fonctionnalités listées précédemment, on trouve les leaders du marché comme :

  • DédicaCE ;
  • HelloCE ;
  • Kalidéa ;
  • Comiteo ;
  • ou encore ProwebCE.

Ils permettent de trouver sur la même interface une billetterie, un logiciel comptabilité et une base de données permettant la gestion des bénéficiaires du comité. Toutefois, il convient de faire attention aux pratiques commerciales trompeuses. Certains commerciaux n’hésitent pas en effet, à encourager le financement de ces interfaces logicielles à partir du budget de fonctionnement. S’il est vrai que ces logiciels de gestion du CSE permettent de gérer sa compta par exemple, il n’en demeure pas moins vrai pour l’essentiel, qu’il s’agit avant tout d’une plateforme de billetterie et de remises en tout genre !

Combien ça coûte ?

Si l’on opte pour l’option de cumuler plusieurs logiciels, alors on peut s’en tirer pour pas très cher. En effet, on trouve bon nombre de solutions sous forme d’un logiciel gratuit sur des plateformes en ligne. Pour les newsletters, de nombreuses options gratuites existent si l’on se contente des fonctionnalités de base. C’est le cas de sites comme Mailchimp ou encore Jetmail. Seules les versions Premium sont payantes. Idem, les billetteries en ligne ne manquent pas, comme Billetweb ou Weezevent. Pour la partie communication et messagerie, on pourra simplement utiliser la solution existante dans l’entreprise : Outlook, Skype ou autre Gmail.

En revanche, si l’on opte pour un logiciel de gestion du CSE tout-en-un, alors une fourchette très large de prix encadre la gamme.

On peut aller de 25€ par mois par salarié pour les plus basiques, à plusieurs centaines d’euros pour les versions les plus exhaustives. Ce prix variera aussi en fonction du nombre d’utilisateurs, surtout s’il est illimité.

Quel logiciel choisir, du coup ?

Comme très souvent, la réponse est : ça dépend. Si vous faites partie d’un tout petit CSE, dans une petite entreprise par exemple, alors sa gestion ressemble sûrement à un tableur Excel et une ou deux solutions en ligne en version gratuite. Et très souvent, cela suffit. Si le CSE n’a pas beaucoup de sujets et offres à traiter, alors inutile d’en faire une usine à gaz. En revanche, pour les plus grandes entreprises, l’étude de marché s’impose. En effet, on pense souvent faire des économies en cumulant plusieurs solutions gratuites, mais cela peut devenir très contraignant et chronophage.

Une solution clé en main, faite pour les CSE, pourra alors être étudiée.

Au-delà de faire gagner du temps, la gestion des ressources du CSE sera optimisée. Et parfois, payer un seul abonnement pour tout faire peut aussi se révéler économique !

Comment s’y retrouver ?

Pour y voir plus clair dans la multitude des offres qui existent, plusieurs conseils. Tout d’abord, prendre le temps de comparer. Il existe de nombreux sites qui proposent des comparatifs, pas seulement sur les prix, mais aussi des fonctionnalités des logiciels. Vous pourrez déjà éliminer ceux qui ne répondent pas à vos besoins. Ensuite, demander des avis et des recommandations. Les avis clients peuvent largement aider dans cette phase de comparaison.

Question

Peut-être aussi connaissez-vous des élus d’autres CSE, qui pourraient vous faire un retour d’expérience quant à leur logiciel ?

Enfin, ne pas hésiter à tester. La plupart des logiciels proposent une démo, voire une offre d’essai gratuite et sans engagement. Alors pourquoi s’en priver ! Manipuler un logiciel est la meilleure façon de l’évaluer, non seulement en termes de fonctionnalités, mais aussi de facilité de prise en main. Un logiciel intuitif, personnalisable et facilement paramétrable est toujours plus agréable à utiliser !

Ce qu’il faut savoir à propos des logiciels de gestion du CSE

Il existe de nombreuses façons de gérer le fonctionnement et les œuvres du CSE. De nombreux logiciels de gestion du CSE tout en un existent sur le marché, tout comme des solutions au cas par cas. Quand il s’agit du choix d’un logiciel, tout dépend des besoins spécifiques du CSE. Inutile d’acheter une solution exhaustive et chère pour un petit CSE. Pour les comités dont l’entreprise possède déjà plusieurs logiciels pouvant répondre à leurs besoins, attention à vérifier qu’un logiciel ne ferait pas doublon avec les applications existantes.

À l’inverse, les petites économies peuvent faire perdre beaucoup de temps et d’argent si le CSE a besoin d’un logiciel de gestion digne de ce nom.