La mise en place de la BDES fait encore parler d’elle. La BDES (ou base de données économiques et sociales) est obligatoire depuis 2013. Pourtant, de nombreuses entreprises ne respectent pas la loi. Les CSE s’en plaignent régulièrement. Avant eux, la difficulté reposait sur le comité d’entreprise (CE).

  • Mais alors pourquoi, les entreprises rechignent-elles à respecter la législation en vigueur ?
  • Que craignent-elles au juste ?
  • En quoi, la mise en place de la BDES est-elle si difficile ?

En l’absence d’une base de données de qualité, le rôle économique et social du CSE s’en trouve impacté.

C’est ainsi que la récente jurisprudence le qualifie. De facto, l’absence de BDES conduit à l’impossibilité pour l’employeur de consulter le CSE.

La mise en place de la BDES n’est pas une option

La mise en place de la BDES constitue une obligation légale pour chaque entreprise de 50 salariés au moins. La base de données économiques et sociales incarne le support d’informations entre les membres du CSE et l’employeur. La BDES devient un préalable aux consultations obligatoires du CSE. Les représentants du personnel doivent bénéficier d’une large information pour participer au dialogue social. À défaut de détenir de réelles données sur l’entreprise, leurs prérogatives s’en trouvent tout naturellement amputées.

La mise en place de la BDES est suivie d’une présentation

À l’occasion d’une réunion, il appartient à l’employeur de présenter la BDES aux élus du CSE. Lors de la mise en place de la BDES, il est donc important que l’employeur honore cette étape. En effet, les élus doivent disposer des clés pour bien utiliser la BDES. Rappelons qu’un accord collectif peut déterminer les formes que prendra l’accès de la BDES pour les élus. Les partenaires sociaux sont généralement soucieux quant à cet aspect des choses. Le droit du travail précise dans une certaine mesure, les règles inhérentes à la mise en place de la BDES. Pourtant, pour nombre d’entre elles, il faut que les délégués syndicaux s’accordent avec l’employeur dans la mesure du possible.

À défaut de la présence d’un délégué syndical au sein de l’entreprise, le CSE peut négocier avec le chef d’entreprise.

Le contenu de la BDES peut être amendé par un accord

La loi dispose désormais qu’un accord d’entreprise fixe le cadre de l’utilisation de la BDES. Les nouvelles règles vont plus loin. Désormais, il est possible via la négociation collective de définir le contenu de la BDES. Il faut néanmoins respecter certaines obligations légales. Le but de ces souplesses est de concourir à la personnalisation de la BDES. Il ne s’agit pas d’échapper aux règles imposées par le droit social. Sur ce point, il appartient aux organisations syndicales d’être vigilantes le cas échéant.

Que dit la législation à propos de cet accord ?

Le Code du travail (article L2312-21) précise la possibilité de redéfinir la présentation générale de la BDES. Il mentionne tout autant la faculté de préciser à loisir les règles d’utilisation et de consultation de cette base. La loi impose comme je le dis plus haut l’impossibilité de se soustraire à certaines rubriques prévues dans l’architecture initiale. La nouveauté que pose cet article consiste à intégrer l’éventail d’informations participant aux consultations ponctuelles du CSE. Les nouvelles règles rappellent que la BDES est ouverte pour une utilisation étendue aux délégués syndicaux. Ainsi, ces derniers y trouvent les informations liées à leurs prérogatives.

En conclusion, cette évolution législative vise une amélioration de la BDES sans pour autant, totalement la réinventer.

Une manière sans doute pour les acteurs concernés de se l’approprier encore un peu plus. La base de données économiques et sociales est utilisable par toutes les IRP. Rappelons que ce fut également le cas du CHSCT. Désormais, il faut souligner que la BDES doit contenir l’ensemble des informations inhérentes à la SSCT. Insistons au sur le fait que l’absence de BDES représente un sérieux handicap et un délit d’entrave. Il est possible pour le CSE de faire appel au TGI (en référé le plus souvent) pour exiger le respect de cette règle par l’employeur. À toutes fins utiles, il est possible de faire appel à l’inspecteur du travail pour vous épauler au besoin. Une partie des missions de l’inspection du travail participe à la réussite des représentants du personnel.

Le CSE peut aussi s’appuyer sur les conseils d’un Avocat. Il fait partie des professionnels du droit le plus reconnu pour ses compétences larges.

Articulation de la BDES avec les prérogatives du CSE

La mise en place de la BDES représente un enjeu majeur. C’est en raison de la pertinence de son contenu et de son usage en particulier. Le CSE représente et défend les droits des salariés. Pour cela, il surveille la marche générale de l’entreprise et s’intéresse aux conditions de travail. Les élus du personnel peuvent ainsi retrouver au cœur de la BDES, des informations liées à l’organisation du travail. Il en est de même pour le bilan social, la GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences)… La BDES contient aussi des informations sur la politique sociale de l’entreprise en matière de formation des salariés. Toutes les données sont mises à jour au moins une fois par an selon la périodicité fixée par la loi.

Il faut abandonner l’idée d’une BDES en format papier !

Le décret du 29 décembre 2017 oblige depuis lors les entreprises d’au moins 300 salariés de prévoir la BDES sur un support informatique (article R2312-12 du Code du travail). Pour les autres entreprises, le choix demeure encore possible. Pourtant, je ne peux que déconseiller la mise en place de la BDES en format papier. Le propre de cet outil, c’est son actualisation en temps réel et son accessibilité. Un simple classeur ne peut pas suffire, soyons un tantinet raisonnables.

À l’ère du « zéro papier » au sein de nombreuses entreprises, cela ferait tache.

Pour les employeurs récalcitrants, je préconise de fureter pour trouver une BDES numérique (dématérialisée) à son goût. Il existe plusieurs solutions sur ce vaste marché. Par exemple, l’offre des Éditions Législatives (BDES +) est somme toute assez simple, facile à utiliser et pas chère. D’autres acteurs comme ALCUIN ou ALTAYS proposent une offre compétitive.

Un support numérique permet en cas de mise à jour d’informer instantanément via une notification toute la délégation du personnel.

Informer et consulter le CSE devient simple et rapide

La BDES offre ainsi bien des avantages pour l’employeur. Le premier d’entre eux s’inscrit dans le fait d’informer plus facilement les élus du CSE. L’employeur met en ligne les données actualisées et les élus les consultent à tout moment. La BDES permet de préparer les rapports nécessaires aux consultations obligatoires du CSE. La plupart des supports numériques proposent un modèle de rapport. Celui-ci permet de présenter les données en respectant les périodes antérieures et futures. La plupart de ces modèles proposent des contenus variés (graphiques, tableaux de bord, schémas…). L’employeur n’a plus qu’à commenter l’ensemble pour expliquer notamment ses orientations stratégiques. Il peut tout autant expliquer l’évolution de la santé économique et financière de l’entreprise. Assurément, il est tout aussi aisé d’aborder la consultation sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi. Pour les élus, la préparation de ces trois consultations en sera largement simplifiée.

Pour finir, je vous conseille de négocier la mise en place de la BDES en respectant ces points :

  • Définir l’architecture de la BDES tout en s’inspirant des règles élémentaires ;
  • Prévoir l’intégration des informations ponctuelles en marge des données périodiques ;
  • Préférer un support numérique pour la BDES ;
  • Présenter les règles d’accès et de consultation de la BDES ;
  • Indiquer les limites tenant aux règles de la confidentialité le cas échéant ;
  • S’assurer de la production des rapports pour la préparation des consultations.

Ce sont donc à ces conditions que la BDES exprimera toute son efficacité.