La rédaction de procès-verbaux peut relever du casse-tête pour tout secrétaire de CSE. Mais alors, comment rédiger un procès-verbal ? Existe-t-il un modèle de procès-verbal ? La difficulté réside en particulier dans l’obligation de retranscrire fidèlement les délibérations du comité.

Tâchons de voir ensemble, les astuces pour optimiser la rédaction d’un procès-verbal.

Consignes utiles pour la rédaction de procès-verbaux

Prendre des notes semble être la plus élémentaire des astuces. L’ensemble des participants à une réunion du comité peuvent participer à la transcription des informations. Rappelons que le secrétaire doit ainsi consigner tous les échanges. Un procès-verbal doit en général contenir:

  • les différents points de l’ordre du jour (pour rappel) ;
  • la teneur des propos tenus par les élus et le président du CSE ;
  • l’ensemble des questions et des réponses des parties ;
  • les éventuelles remarques des participants de droit ;
  • l’intégralité des votes avec le détail et les résultats associés ;
  • la liste des documents remis en séance s’ils anticipent une consultation ;
  • toute mention précisant le caractère confidentiel d’une information économique.

Les élus du CSE sont frappés d’une obligation de discrétion pour l’exercice de leur mandat représentatif du personnel. Jadis, le comité d’entreprise (CE) répondait de la même contrainte. Aussi, toutes les informations confidentielles figurant au procès-verbal sont traitées de façon particulière. L’employeur ne peut pas surexploiter la notion de confidentialité pour empêcher la retranscription des échanges dans le PV. À défaut, il commet un délit d’entrave. C’est un cas de litige assez courant.

La lisibilité des procès-verbaux est une réelle difficulté

Rappelons que la qualité d’un procès-verbal (PV) détermine aussi sa valeur juridique. En somme, si le procès-verbal de la réunion précise l’intégralité des échanges, il sera des plus probants. Il faut éviter d’ôter toute la moelle de votre PV. La substantialité du contenu participe à rendre compte plus exactement de la réalité du déroulé de la séance plénière. Aussi, lors de la rédaction de procès-verbaux, le secrétaire du comité doit s’en souvenir. Il en va de même pour le secrétaire de séance.

Il faut organiser les sujets et les échanges

Ce qui guide la rédaction de procès-verbaux, c’est la nécessité de relier chaque échange avec les sujets abordés. Aussi, tout débute avec le rappel du sujet (point de l’ordre du jour). Préalablement au jeu de questions/réponses, l’auteur de la demande formule ses motivations. Il s’agit ici d’une introduction. Ensuite, selon que la demande est portée par un membre de la délégation du personnel, le chef d’entreprise répond. Pour aider à la prise de note, rien de mieux qu’un plan de table des participants. En outre, il est possible pour gagner du temps de procéder à un filage des échanges. Le détail sera repris ultérieurement grâce à la prise de notes.

Possibilité d’enregistrer les débats lors des réunions

Le comité social et économique peut décider d’enregistrer les débats lors des réunions. Il s’agit d’une faculté offerte par le Code du travail. Pour entériner ce recours éventuel, les élus doivent voter à la majorité. L’employeur ne participe pas à la délibération. Il ne peut pas davantage refuser le recours à un matériel d’enregistrement si la majorité des élus en décident autrement. Toutefois, l’employeur dispose des mêmes droits ; il peut sans accord du CSE, enregistrer les débats de son côté. Il va de soi qu’il s’agit d’un support particulièrement efficace. Nous ne pouvons que vivement le conseiller. Pour le rédacteur, cela facile grandement la reprise des informations. C’est allié de poids !

Le recours à la sténographie peut être une bonne solution

Un rédacteur professionnel peut à la demande des élus (à la majorité) intervenir lors des réunions. Il peut même s’agir d’un sténotypiste. Là encore, l’employeur ne peut s’y opposer. Le coût d’une telle prestation s’impute sur le budget de fonctionnement. Il faut compter entre 90 € et 140 € en moyenne de l’heure de réunion. Le prix varie selon que le CSE opte pour un compte rendu synthétique ou intégral. La rédaction de procès-verbaux par une entreprise extérieure permet de gagner du temps et en qualité. Les prestataires peuvent pour la rédaction des comptes rendus, le faire uniquement à partir d’une piste audio. Cela permet de limiter le prix de la prestation.

Opter pour la rédaction de procès-verbaux pour un modèle type

Afin d’aider le secrétaire du CSE à restituer un PV, la délégation peut déterminer la trame du document. Un modèle de procès-verbal permet de rédiger les PV selon un canevas identique à l’issue de chaque réunion. Cette volonté peut s’exprimer dans le règlement intérieur du comité le cas échéant. Aussi, outre les mentions obligatoires, le règlement précisera également la forme que doit respecter le PV.

À retenir au sujet de la rédaction de procès-verbaux

Il n’appartient pas au président de séance (employeur ou son représentant) de rédiger les PV. Tout PV doit exclusivement être rédigé par le secrétaire. Ce dernier peut s’il en exprime le souhait, se faire aider par l’ensemble des participants. C’est même conseillé. Notons dans certains cas qu’une copie du procès-verbal sera communiquée à l’inspecteur du travail. Faut-il alors qu’il soit assurément bien écrit ?

Différence entre compte rendu et procès-verbal ?

De nombreux élus optent davantage pour l’appellation « compte rendu » sans toujours savoir que cela traduit une réelle différence. En effet, le Code du travail renvoie à la rédaction de procès-verbaux, pas de comptes rendus. Comment expliquer alors cette particularité ? Cela provient pour l’essentiel de la forme que prend la retranscription. Le PV aborde le contenu de manière narrative. Le secrétaire reprend chaque propos chronologiquement et dans le détail pour chaque intervenant. Le résultat donne une transcription au mot près.

Le compte rendu présente les informations de manière plus agrégée et parfois même synthétique. Le but est de rendre de compte de l’essentiel des échanges en faisant fi des détails.

Quel serait le support de rédaction le plus approprié ?

Un procès-verbal comme dit plus haut est productible en justice. Dès lors qu’il contribue sincèrement à éclairer les parties, les juges considèrent le PV comme étant une mine d’informations. Faut-il que le secrétaire l’écrive convenablement ? Une approche trop synthétique du PV nuit tant à sa lisibilité qu’à son intelligibilité générale. Le risque est de soustraire des données pourtant utiles aux intérêts du CSE. Je préconise de rédiger un procès-verbal en étant exhaustif tout en agrégeant les prises de parole redondantes ou sans intérêt. L’objectif est de disposer d’un résultat fidèle au déroulé de la réunion tout en épargnant les salariés de contenus indigestes.

Qui signe le compte rendu ou le procès-verbal ?

De nombreux secrétaires de CSE (et même de présidents de CSE) se posent cette question. Qui émarge le PV une fois rédigé ? En sommes, qui sont les éventuels signataires du PV ? Rappelons qu’un PV pour être valable doit être signé par son auteur qui n’est autre que le secrétaire lui-même. Il s’agit d’être en capacité d’authentifier cet acte. Un compte rendu signé dans les mêmes formes répond aux mêmes usages. L’employeur doit-il signer également le PV ? Le Code du travail ne le prévoit pas expressément. Aussi, en la matière comme le souligne la jurisprudence, l’employeur ne peut rien exiger. Cela n’est toutefois pas illégal qu’il signe le PV.

Il importe juste de vérifier que cela ne cache pas des pressions exercées sur le secrétaire. Il ne faudrait pas que le PV soit modifié au point qu’il ne reflète plus la réalité des échanges.