Saviez-vous que les réunions des délégués du personnel ne donnent pas lieu à l’établissement d’un ordre du jour contrairement aux réunions du comité d’entreprise par exemple ? En réalité, les sujets traités lors de cette réunion sont consignés dans le registre des délégués du personnel (article L2315-12 du code du travail).

L’ensemble des réclamations, des plaintes, des demandes singulières et autres observations formulées par les délégués du personnel (DP) est ainsi transcrit ou reporté sur ce registre spécial appelé communément registre des DP (pour délégué du personnel) voire cahier des DP.

Présentation du registre des délégués du personnel

Toutes les entreprises de onze salariés et plus sont censées en disposer. Le registre des délégués du personnel est placé sous la responsabilité de l’employeur. Les délégués du personnel ne sont pas censés rédiger directement leurs réclamations sur le registre ; ils sont davantage voués à transmettre à l’employeur, une note écrite pour en faire état.

Cela démontre l’importance que revêt notamment ce document dont l’exploitation ne peut souffrir d’aucune fausse note.

Format du registre des délégués du personnel

Bien que le code du travail ne précise pas le format qu’il convient d’adopter pour le registre des délégués du personnel, il va de soi qu’un simple cahier numéroté n’est pas nécessairement suffisant. En effet, le registre doit distinguer tant les informations provenant des délégués du personnel (voire des salariés eux-mêmes) que les réponses apportées par l’employeur en marge ou à l’occasion des réunions mensuelles des délégués du personnel.

Conseil d'Expert

Il faut donc soigner la présentation de ce registre ; il existe dans le commerce différentes versions, pas chères et prêtes à l’emploi.

Le registre de la marque « Remarkable » est notre préféré ; il correspond totalement à ce que nous sommes en droit d’attendre d’un tel support. La marque EXACOMPTA n’est pas en reste et propose un registre des délégués du personnel d’une belle facture également. Les deux registres sont vendus à des prix assez proches ; il faut compter au plus vingt-cinq euros. Il n’y a pas de quoi se compliquer la vie à en façonner un soi-même !

Une version numérique du registre des DP n’est pas une solution réellement retenue par le législateur.

Aucune version n’existe réellement de ce produit contrairement au registre unique du personnel. Nous déconseillons toute exploitation numérique d’un registre spécial des DP. Cela contreviendrait par ailleurs à son accessibilité ou en réduirait la qualité de son utilisation. Une bonne version papier reste de circonstance même si l’ère du « tout numérique » risque d’en faire blêmir quelques-uns. Quelle que soit la version retenue, il est important en outre que les demandes et les réponses soient symétriquement positionnées dans le registre.

Ainsi, à la lecture, les réponses seront bien alignées par rapport à la demande d’origine et cela évitera toute confusion dans l’exploitation des informations contenues dans le registre.

Accès au registre des délégués du personnel

Le registre doit être tenu à la disposition des DP en permanence ; ces derniers ont en conséquence un droit d’accès permanent à ce registre. L’employeur ne peut pas refuser de laisser les délégués le consulter dès lors qu’ils en expriment la demande ; les DP peuvent nourrir le besoin de le conserver le temps de préparer la réunion au cours de laquelle, les réclamations seront abordées. L’employeur doit dans la même veine, présenter à l’inspecteur du travail, ce registre le cas échéant. Les salariés sont aussi concernés. Le code du travail prévoit un droit d’accès par quinzaine c’est-à-dire qu’un salarié peut consulter dès lors qu’il en formule le souhait, une fois tous les quinze jours. En revanche, le temps de consultation doit être pris en dehors de son temps de travail.

Conseil d'Expert

À défaut d’éclairages sur le temps de conservation des registres des délégués du personnel, il est conseillé de les archiver au moins entre cinq et dix ans. Il est préférable en cas de litige de disposer des archives sur une assez large période.

Ne pas confondre registre des DP et registre unique du personnel

Il est vrai que la consonance est assez proche. Il s’agit pourtant bien de deux registres distincts et dont l’utilisation est radicalement différente. Il n’y a rien de comparable entre le registre spécial des délégués du personnel et le registre unique du personnel. Ce dernier répond tant à des normes qu’à des règles juridiques dissemblables. Il s’agit en réalité d’un document interne à l’établissant, recensant l’ensemble des emplois occupés dans l’entreprise (article L1221-13 du code du travail). Chaque salarié y figure au moment de leur embauche.

La particularité de ce registre réside dans son inviolabilité ; aucune information ne peut être effacée ce qui suppose une tenue irréprochable du registre.

Utilisation du registre des délégués du personnel

Les délégués du personnel communiquent au fil de l’eau, leurs notes écrites à l’employeur. Ce dernier doit les consigner ou les annexer dans le registre de sorte à le maintenir à jour. Le registre doit être à jour pour la réunion mensuelle. Si l’employeur n’actualise pas le registre des délégués du personnel ou en fait une exploitation minimaliste, voire approximative, il risque d’être sérieusement poursuivi pour délit d’entrave (article L2316-1 du code du travail). Le fonctionnement de l’instance ne peut se faire sans que les élus ne puissent en effet compter sur la bonne tenue de ce registre (Cass. Crim. 7 oct. 1997, n° 96-82.539). Si l’employeur ne mentionne pas les réponses apportées aux réclamations dans le registre, il s’expose aux mêmes risques de sanction (Cass. Crim. 29 mars 1977, n° 76-91.340).

La législation en vigueur n’a pas prévu que l’on puisse substituer le registre des délégués du personnel par un compte-rendu ou un procès-verbal de réunion.

S’il est vrai que ces supports sont usités lorsqu’il est question des réunions du comité d’entreprise (CE) ou du CHSCT, il n’en est rien s’agissant des DP. De facto, il n’est pas possible de répondre à l’obligation tenant au registre des DP par la rédaction de procès-verbaux à l’issue des réunions des délégués du personnel. Il n’est pas davantage envisageable d’outrepasser cette obligation pour les réunions DP organisées au sein des délégations uniques du personnel (DUP). Ni la version de 1993 de la délégation unique du personnel ni sa version remastérisée de 2015 n’offre la perspective à l’employeur de s’affranchir des règles en matière de registre spécial des délégués du personnel.

Malgré la structuration particulière de cette instance du personnel, le législateur n’a pas prévu pour son fonctionnement, une autre méthode s’agissant du traitement des réclamations des délégués du personnel.

Affichage des pages du registre des délégués du personnel

De nombreux délégués du personnel s’interrogent sur la possibilité de rendre public, le contenu du registre. Partagés entre la nécessité d’information et l’observation d’une certaine réserve à l’égard des salariés ayant fait connaitre leurs réclamations, les délégués du personnel ne savent pas s’ils sont tenus d’afficher les pages du registre. Légalement, les DP disposent d’un panneau d’affichage (article L2315-7 du code du travail). Ils ont le droit d’y afficher tout document entrant dans le champ de leurs missions et prérogatives. Les délégués du personnel peuvent de surcroît porter à la connaissance des salariés, les questions que se posent le plus souvent les salariés et les réponses obtenues auprès de l’employeur. La liste des réclamations peut pareillement être affichée. L’employeur ne peut pas s’ingérer dans la politique d’affichage décidée par les délégués du personnel ; il appartient uniquement aux DP d’en décider.

Faut-il évidemment que le contenu de ces affichages respecte les règles standards en matière de communication publique.