Tout comité social et économique (CSE) a intérêt à planifier chaque mois une réunion préparatoire. Cette réunion de travail permet de discuter entre les membres élus, des futurs points de l’ordre du jour. Généralement, il appartient au secrétaire du comité d’organiser cette réunion de préparation. Toutefois, les règles d’une telle organisation s’instruisent par le biais du règlement intérieur du CSE.

Question

Pourquoi faut-il néanmoins préparer la réunion plénière du CSE d’un mois à l’autre ?

La réunion préparatoire du CSE n’est pas une option

Les réunions du comité exigent un certain professionnalisme. En effet, la délégation du personnel est appelée à être consultée sur de nombreux sujets complexes. C’est par exemple le cas lorsqu’il s’agit d’aborder les orientations stratégiques de l’entreprise. Il en est de même s’agissant de la santé de l’entreprise. Ce rôle consultatif propre au CSE implique une rigoureuse préparation de la réunion. Le Code du travail n’exprime rien au sujet de la réunion préparatoire du CSE. Il s’agit en effet d’une faculté offerte aux représentants du personnel.

Certains syndicats négocient un accord d’entreprise pour a minima légiférer sur l’organisation de ces réunions.

L’enjeu de la séance plénière oblige à se préparer

Selon le contenu de la réunion, les membres titulaires et suppléants ont tout intérêt à se préparer. Pour cela, il convient de se ménager du temps. À titre de rappel, précisons que le temps passé en réunion préparatoire s’impute sur le crédit d’heures de délégation. Cela limite parfois la présence des suppléants. Ils peuvent en général, difficilement assister aux réunions préparatoires sauf à bénéficier d’heures cédées par un des membres titulaires. De même que leur participation aux réunions plénières repose sur la nécessité de remplacer un titulaire.

Conseil d'Expert

Nous conseillons toutefois de préférer leur présence tant pour préparer les réunions que pour y assister sur convocation de l’employeur.

La réunion préparatoire permet d’accorder ses violons

La plupart des élus du CSE sous-estiment l’impériosité de parler d’une seule voix. Habitués aux voix dissonantes, les réunions officielles souffrent d’un manque de substantialité. Le secrétaire de séance peine à mobiliser son équipe et l’employeur souffre de l’illisibilité ambiante des demandes. Au cours de la réunion préparatoire, il importe de décider tactiquement d’une approche unique. C’est préférable à toute autre façon de procéder. Il est possible de se choisir un porte-voix pour le traitement de tel ou tel sujet de l’ordre du jour. En agissant ainsi, le président du CSE profite de l’intelligibilité du discours. Il lui devient difficile de ne pas répondre parfaitement aux questions posées ou de fuir ses responsabilités.

La concorde et l’unité dont peut faire preuve l’ensemble des élus sont indéniablement un atout pour le CSE.

Chaque sujet doit être l’occasion d’une préparation assidue

Une réunion efficace repose avant tout sur la bonne préparation des sujets à traiter. Au cours des réunions du CSE, sont aléatoirement abordés des sujets comme :

  • La désignation des membres du bureau lors de la 1ère réunion (secrétaire, trésorier…) ;
  • L’adoption du précédent compte rendu de la réunion ;
  • Le vote des budgets du CSE ;
  • Les avis des consultations économiques et sociales ;
  • Les questions sur la prévention des risques professionnels ;
  • D’éventuelles questions diverses…

Souvenons-nous que l’ensemble des délibérations sont transcrites dans le procès-verbal de séance. Le secrétaire le diffuse ensuite à destination des salariés. Pour être en mesure de défendre les intérêts des salariés, chaque point peut faire l’objet d’une préparation particulière.

Celle-ci peut prendre la forme de :

  • recherches sur la toile d’éléments à rapporter utilement ;
  • vérifications juridiques ;
  • la rédaction de questions clés ;
  • la production de réserves particulières ;
  • lister les avantages/défauts d’un projet sur lequel se positionner…

Il parait insensé de se présenter en réunion sans avoir pris le temps de se préparer. L’impréparation ne peut que nuire tant à la qualité de la réunion qu’aux intérêts des salariés.

Le succès de la réunion ordinaire dépend aussi des élus

Même si la conduite de la réunion relève de la responsabilité du président, le succès relève aussi des élus. Les personnes appelées à participer aux réunions doivent en prendre conscience. Pendant la réunion, les élus ne disposent que peu de temps pour traiter rigoureusement chaque point. Aussi, il est important d’être capable d’aller à l’essentiel. Il faut tant éviter de s’éparpiller que de se diluer en paroles inutiles.

Organiser une réunion préparatoire débute par l’ordre du jour

La fréquence pour organiser des réunions préparatoires dépend de celle des réunions ordinaires. Elles sont habituellement mensuelles dans la plupart des entreprises. Lors de l’ouverture de la séance, il est préférable de s’interroger sur les points en attente. N’oublions pas que l’issue d’une réunion préparatoire se traduit par la rédaction d’un projet d’ordre du jour. En effet, le secrétaire aura la charge ensuite d’aller le défendre auprès de l’employeur. L’ordre du jour de la réunion plénière repose sur un arrêt conjoint entre ces parties. Celles-ci débattent de l’opportunité de traiter des sujets proposés tout en respectant les obligations légales en vigueur.

Le rôle du secrétaire du CSE lors d’une réunion préparatoire

Tout le monde ne dispose pas des qualités requises pour conduire une réunion de travail. Il faut néanmoins s’assurer que le secrétaire les possède. Celui-ci pourra ainsi guider l’équipe pour la réunion ordinaire du CSE à venir. Le secrétaire jouera certainement tant l’animateur de la séance que le médiateur lors de possibles conflits entre les élus. Il est possible d’encadrer plus réglementairement parlant, le rôle du secrétaire.  Pour le CSE, il suffit de débattre du projet et de le voter en ce sens.

Le CSE s’inscrit dans les pas de la réunion préparatoire CE

Auparavant la naissance du CSE, les élus du comité d’entreprise étaient déjà visés par la préparation de leurs réunions. Il existe cependant quelques différences. En effet, le CSE va devoir aborder tant des sujets propres au fonctionnement de l’entreprise qu’à des questions SSCT. Les élus devront porter à la connaissance de l’employeur, les réclamations des salariés. Aussi, la pluralité et la diversité des sujets doivent conduire à une préparation des réunions.

À défaut, les élus risquent de faillir à honorer leurs missions au grand dam des salariés.

Il faut contrecarrer l’impréparation des réunions

De nombreux élus opposent leur manque de temps pour s’épargner de préparer les réunions. C’est sans compter qu’il est nécessaire d’organiser ses heures de délégation. Se faire l’économie d’une réunion préparatoire, c’est prendre le risque de manquer de réussite et de crédibilité. Si j’ose la métaphore : un boxeur ne monte pas sur le ring sans être prêt et échauffé. Aussi, n’est-ce pas incongru de se confronter à l’employeur tandis que le CSE souffre de préparation ?

Mon ultime conseil pour ne pas vous faire déborder lors des réunions

Pour aborder sereinement les attributions du CSE, faut-il se professionnaliser ? Le rôle économique et social regorge de règles et de subtilités qui méritent d’être abordées lors d’une formation agréée. Par ailleurs, pour maximiser le temps de travail, il est possible de travailler en amont comme en aval de la réunion préparatoire.

Alors pour votre prochaine réunion du comité, pensez à mettre toutes les chances de votre côté. Il suffit de produire un réel travail effectif à l’image des réunions de projet.