Suite aux difficultés financières rencontrées par une copropriété, l’intervention d’un mandataire ad hoc peut être nécessaire. Il convient d’évoquer les modalités relatives à sa désignation ainsi que les diverses missions qu’il doit remplir.

Taux attestant des difficultés financières de la copropriété

Une copropriété est considérée en difficulté lorsqu’à la clôture des comptes, le taux d’impayés atteint 25% pour les copropriétés comprenant jusqu’à 200 lots et 15 % pour celles de plus de 200 lots. Ces seuils sont calculés en fonction des sommes exigibles au titre du budget prévisionnel et des dépenses liées aux travaux effectués hors maintenance. Ces derniers peuvent être des opérations de conservation et d’entretien du bien immobilier.

Ils peuvent également concerner les éléments d’équipements communs, les améliorations apportées voire les diagnostics ou consultations.

Désignation du mandataire ad hoc

À la clôture des comptes, si les impayés dépassent l’un des taux mentionnés plus haut (25% ou 15% selon la taille de la copropriété), le syndic est tenu d’avertir le conseil syndical et doit saisir le président du TGI du lieu de situation de l’immeuble afin de nommer un mandataire ad hoc (article 29-1 A alinéa 1er de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965). Il dispose d’un mois pour y procéder.

À défaut, cette saisine peut être effectuée par les copropriétaires représentant 15 % des voix du syndicat, le préfet, le procureur de la République, le maire voire une collectivité territoriale.

De surcroit, la saisine peut être opérée par un créancier dont les factures restent impayées depuis au moins six mois et après un commandement demeuré infructueux (article 29-1 A alinéa 2 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965). Celle-ci doit être accompagnée de toutes les pièces justificatives relatives à la demande comme les factures, lettres de rappel, mises en demeure. Notons que si la saisine est accomplie par les copropriétaires ou les créanciers, ces derniers doivent également prévenir le maire de la commune ainsi que le préfet. Par ailleurs, le président du tribunal de grande instance peut décider de recueillir l’avis du conseil syndical avant de prendre une décision. Statuant sur requête, il prend une ordonnance afin de désigner un mandataire ad hoc dont il détermine les missions et la rémunération (article 29-1 B alinéa 1er de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965).

Jurisprudence

Celle-ci ne peut être contestée que par les copropriétaires et le syndicat via une action en rétractation (Cass. Civ. 3 octobre 2012, n°11-20751).

Le mandataire ad hoc peut être une personne physique ou morale dotée d’une expérience suffisante et d’une qualification spécifique. En effet, il doit justifier avoir occupé un poste en tant que conseil d’un syndicat de copropriétaires durant trois ans et être titulaire d’un diplôme équivalant à un Bac + 5 attestant de compétences en droit civil, comptabilité et construction ou gestion immobilière (article 61-1-2 du décret n°67-223 du 17 mars 1967). Ce rôle de mandataire peut également être attribué à un administrateur judiciaire (article 29-1 C de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965).

Le syndic doit, en outre, transmettre au mandataire ad hoc l’ensemble des documents nécessaires à la réalisation de sa mission dans les quinze jours suivant la notification de l’ordonnance prise par le juge (article 29-1 B alinéa 4 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965).

Les missions du mandataire ad hoc

Le mandataire ad hoc est tenu de remplir diverses missions. En ce sens, il doit analyser la situation financière de la copropriété et vérifier l’état de l’immeuble afin d’assurer la sécurité des copropriétaires et des occupants. Il peut être amené à accomplir des actions de médiation et de négociation entre les membres du syndicat ou toute autre partie prenante. À la suite de cette phase d’analyse, le mandataire ad hoc dispose de trois mois pour rédiger un rapport dans lequel il préconise des mesures destinées à rétablir l’équilibre financier.

Ces dernières sont soumises à un vote en assemblée générale (article 29-1 B alinéa 3 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965).

Contenu et consultation du rapport établi par le mandataire ad hoc

Ce rapport comporte un récapitulatif de l’organisation juridique et foncière de la copropriété ainsi que la situation  technique de l’immeuble. Il contient également le fonctionnement des instances de la résidence, l’intégralité des comptes mentionnant les impayés, dettes et créances non recouvrées, la liste des contentieux en cours et des contrats conclus (article 61-12 du décret n°67-223 du 17 mars 1967). Un calendrier des opérations à mener et une estimation des dépenses et recettes envisagées doivent, en outre, être joints à ce document. Ce rapport doit être remis au tribunal de grande instance du lieu de situation de l’immeuble. Ce dernier est tenu de le transmettre au syndic, au conseil syndical ainsi qu’au maire de la commune ou au préfet territorialement compétent.

Afin de permettre aux copropriétaires de consulter le rapport, le syndic doit les alerter individuellement.

Il peut y procéder par l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception, remise en main propre ou par courriel s’il a obtenu l’accord du copropriétaire concerné article 62-12 du décret n°67-223 du 17 mars 1967). Notons qu’une photocopie du rapport peut être donnée au copropriétaire qui en formule l’attente et qui le fait savoir (article 61-11 du décret n°67-223 du 17 mars 1967). Par ailleurs, les mesures préconisées au sein du rapport font l’objet de discussions en assemblée générale. Cette dernière doit avoir lieu dans les 6 mois à compter de la remise du rapport. Ce délai peut être réduit à trois mois si des mesures urgentes s’avèrent nécessaires. Dans l’hypothèse où aucune assemblée générale n’est fixée dans ledit délai, la convocation d’une assemblée générale « spéciale » est nécessaire. Si une assemblée est déjà déterminée, le syndic devra mentionner obligatoirement à l’ordre du jour les projets évoqués dans le rapport (article 29-1 B alinéa 6 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965).

La notification du procès-verbal est réalisée par le syndic.

Elle doit intervenir dans les 6 mois à compter de la réception du rapport et doit être adressée à l’initiateur de la saisine, au juge compétent, mais également au mandataire ad hoc.

Frais de procédure liés au mandataire ad hoc

Les frais de procédure relatifs à la désignation et aux missions du mandataire ad hoc sont en principe partagés entre le syndic et le syndicat des copropriétaires. Le juge est tenu de répartir ces sommes. Toutefois, si le créancier est à l’origine de la saisine, ces dernières sont mises à sa charge.