Le secrétaire du CSE est un acteur central de la transcription écrite des procès-verbaux (PV). Pour la plupart, ils sont peu coutumiers du fait. Généralement, les secrétaires sont jetés dans le grand bain sans ménagement. Mais rédiger des PV ou faire des comptes rendus, ce n’est pas si simple.

Question

L’essor des nouvelles techniques peut-il s’avérer un bon appui ?

S’aider d’un logiciel de transcription écrite, est-ce judicieux ?

Les logiciels d’aide à la transcription écrite sont de plus en plus nombreux sur le marché. Certains vantent les mérites des solutions gratuites. D’autres misent sur la qualité finale. Quoi qu’il en soit, ce qui compte, c’est de gagner du temps tout en étant assuré de la précision. Pour les professionnels (rédacteur, transcripteur), il existe des outils plus performants, néanmoins davantage coûteux.

Notez que légalement, le CSE peut enregistrer les débats de ses réunions plénières librement.

S’aider d’un enregistreur recouvre plusieurs bénéfices directs :

  • cela évite d’omettre des informations essentielles ;
  • c’est plus simple de transcrire fidèlement les propos des participants ;
  • en cas de doute ou de contestation, il est plus facile de démêler le vrai du faux.

C’est aussi sans conteste, une aide à la prise de notes pour le travail de retranscription final.

Les limites des logiciels de transcription écrite sont importantes

Si vous cherchiez la perle rare, vous ne la trouveriez sans doute pas. Toutefois, les logiciels de transcription écrite peuvent vous épargner des heures de travail laborieuses ! Tout dépendra en partie de la qualité d’enregistrement. Certains mots peuvent aussi échapper au logiciel (noms propres, vocabulaire technique…). Le texte retranscrit est brut. Le logiciel n’intervient pas sur la syntaxe, la ponctuation et les écorchures ou le Français parlé, déconseillé à l’écrit. Le secrétaire du CSE devra donc s’aider de sa prise de notes, de sa mémoire et s’armer de patience.

Sachez-le, le produit final contiendra des coquilles. En conséquence, il sera nécessaire de le parfaire en procédant à une relecture approfondie.

Aucun logiciel de traitement de texte n’est magique

La reconnaissance vocale est le moteur de tout logiciel de transcription écrite. Le produit Dragon Professional Individual avec sa technologie de Deep Learning se place sans doute parmi les meilleurs. Pourtant, le résultat n’est pas optimal. Quel que soit le logiciel de reconnaissance vocale, le résultat reste toujours approximatif et incertain. Avec Happy Scribe, vous téléchargez vos fichiers audio en ligne (de nombreux formats audio sont acceptés). La plateforme retranscrit votre audio sous forme d’un fichier Word. Là encore, armez-vous de patience, car les erreurs de syntaxe ne sont pas prises en compte. Selon la qualité de votre enregistrement audio, des pans de phrases peuvent sauter.

Le service de transcription écrite de la société Authôt capitalise sur la technologie « Speech to Text » pour se différencier.

Le site mise sur un résultat de 95% de retranscription automatique propre. Mais, c’est en comptant sur l’absence de bruits parasites et sur une prononciation parfaite du locuteur. Autrement dit, tout va dépendre du fichier audio de départ. L’offre se distingue en deux. D’un côté, une transcription écrite basique (sans relecture). De l’autre, au contraire, un accompagnement par un relecteur professionnel. Enfin, certaines entreprises mixent les deux prestations. D’un côté, vous leur communiquez vos enregistrements audio, de l’autre, la prestation est servie par un rédacteur professionnel. Le but étant d’allier la rapidité d’exécution et la précision d’un intervenant physique. Sans doute la qualité est plus vraisemblable. Fatalement, on table sur un coût nettement supérieur.

Question d’objectif final, me diriez-vous ?

Pour rester maître de sa transcription écrite, il est possible de préférer l’utilisation d’un lecteur audio. Express Scribe est un logiciel de transcription de votre bande-son qui vous aide sans pour autant faire le travail à votre place. Ce qui est intéressant, c’est la possibilité de gérer sa vitesse de frappe afin de vous épargner des réécoutes infinies.

Miser sur l’externalisation de la rédaction de vos PV

Même si les nouvelles technologies viennent de plus en plus au secours des secrétaires de CSE, le plus dur reste à faire. Peut-être que la bonne vieille méthode de l’externalisation peut encore faire recette. En effet, ici point de machine supersonique en vue, mais l’intervention d’un rédacteur (salarié ou freelance). Leur métier est simple : savoir retranscrire manuellement des heures de réunion. Le client peut choisir une retranscription intégrale ou une synthèse. Il peut également opter pour un style direct ou indirect. Évidemment, le service de transcription comprend un jeu d’aller-retour de relecture et correction.

Le but du prestataire est bien de restituer un travail ne nécessitant aucune retouche (ou presque).

Retranscription audio automatique vs services de transcription

Vous l’aurez deviné, en qualité de secrétaire, la corvée de transcription écrite de vos PV fait partie de votre mission. Toutefois, vous pouvez choisir pour la rédaction des comptes rendus de :

  • rédiger par vous-même via un éditeur de texte, en misant sur votre savoir-faire ;
  • faire transcrire vos audios via un outil en ligne exclusivement (prévoyez des corrections) ;
  • vous faire accompagner par un rédacteur professionnel en particulier.

Le choix s’opère généralement en fonction du coût des prestations. Le style du produit (mot pour mot, verbatim, in extenso…) participe aussi du prix final.

Notons tout de même que l’intervention humaine offre deux avantages indéniables :

  • les propos tenus sont généralement mieux captés et reportés ;
  • le rédacteur dispose d’un vocabulaire étendu grâce à une bonne culture générale.

Une transcription écrite de qualité éloigne les conflits

Qu’on se le dise, une transcription écrite fidèle aux délibérations permet d’éloigner la survenance de conflits. N’oublions pas que le procès-verbal (ou compte rendu) ne peut être publié qu’à l’issue d’une adoption. C’est justement au cours de celle-ci que les discussions peuvent devenir incontrôlables. Entre ceux qui jurent avoir tenu tel ou tel propos et ceux qui prétendent avoir employé une autre formulation, il y a de quoi faire. La mauvaise foi côtoie parfois la mauvaise audition ou vue. Bref, tous les coups sont bons pour faire modifier le PV. Les bonnes intentions se confondent avec la volonté de refaire le match.

Afin d’éviter toute mutinerie à propos du PV du CSE, je conseille d’élaborer un brouillon.

Mais mieux encore, d’inciter tous les intervenants à prendre des notes et de les communiquer au secrétaire du CSE. C’est une manière habile d’impliquer tout le monde et sans doute d’éloigner tout heurt ultérieur. Comme je le dis plus haut, autre conseil de choix : le recours à un dictaphone. Il est vrai que certains s’offusquent d’être mis sur écoute. Pourtant, lorsqu’un différend apparaît, l’audio est le meilleur juge de paix ! Par ailleurs, la loi offre cette faculté depuis 2015. Les élus auraient tort de s’en priver.

Peu importe votre choix pour gagner en efficacité

Procéder à la transcription écrite des PV exige un travail minutieux et rapide. Le délai pour produire le PV est de 15 jours après la réunion plénière. Il ne faut donc pas chômer ! Il appartient au CSE de décider d’octroyer au secrétaire du CSE, des moyens supplémentaires. Tout dépendra du nombre de réunions, de la durée de celles-ci et des aptitudes du secrétaire en tant que tel. Il va de soi que le niveau du budget de fonctionnement finira par fixer les limites d’un recours externe.

Il existe des solutions, des techniques et des services de transcription écrite : à vous de choisir votre formule en conséquence.