Les élus sont régulièrement convoqués à des réunions des délégués du personnel afin de discuter avec l’employeur des sujets portés au registre spécial des DP (article L2315-12 du code du travail) ; il peut s’agir de demandes d’information à l’initiative des délégués du personnel, d’observations des salariés, de réclamations portées à la connaissance de l’employeur ou de plaintes nécessitant d’urgence une instruction (article L2313-1 du code du travail). À l’occasion des réunions, les DP tout comme l’employeur vont pouvoir échanger pleinement afin de traiter l’ensemble des questions qui peuvent traduire des attentes fortes ou des exaspérations exprimées par les salariés. Il est très important d’y accorder du temps et de ne pas en minimiser le degré d’impériosité de sorte à ne pas créer de frustrations chez les demandeurs.

L’employeur devra répondre avec précision et engagement ; en effet, le temps des réunions de DP, une réponse de principe ne suffit pas. Par exemple, l’employeur doit clairement proposer une ou plusieurs solutions pour conduire à la résolution rapide d’un problème ayant fait l’objet d’une réclamation de la part d’un salarié.

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Réunions des délégués du personnel obligatoires

Comme son nom l’indique, cette réunion se tient obligatoirement chaque mois ; il y a donc a minima douze réunions des délégués du personnel sur une année d’exercice de janvier à décembre (article L2315-8 du code du travail). Cette périodicité tout comme la nécessité de conduire les réunions, s’imposent à l’employeur. Il ne peut donc pas se soustraire à cette obligation sans commettre sciemment un délit d’entrave (Cass. crim. 15 mai 2007, n° 06-86896). Aucun motif ne peut excuser l’absence de tenue de la réunion mensuelle ; même lorsqu’un seul DP se présente à la réunion, l’employeur est tenu de l’assurer. En effet, aucun quorum n’est fixé par la loi et aucun ne peut l’être par voie de convention interne. La réunion mensuelle doit avoir lieu même si l’entreprise ne comporte qu’un seul DP (Cass. crim. 25 septembre 2007, n° 06-84599). De même que contrairement aux idées reçues et aux pratiques couramment observées, l’absence de question écrite ne permet pas de justifier le défaut des réunions des délégués du personnel (Cass. crim. 22 octobre 1975, n° 74-93478).

Les réunions des délégués du personnel sont préparées

En effet, selon les demandes énoncées par les salariés, les sujets de préoccupation comme une consultation des DP sur le reclassement d’un salarié déclaré inapte par la médecine du travail, il est essentiel pour les délégués du personnel de connaître et de maitriser au mieux, les aspects techniques et légaux des dossiers qui vont être débattus lors des réunions des délégués du personnel. Notons qu’une réunion préparatoire n’est pas imposée par la loi ; toutefois, elle est vivement conseillée afin que les DP prennent le temps de réfléchir à l’orientation de leurs objectifs tant pour représenter les salariés que pour affronter les souhaits et projets précisés par l’employeur.

Le temps passé à la réunion préparatoire doit être imputé sur les heures de délégation (article L2315-1 du code du travail) ; par défaut, seuls les titulaires DP sont détenteurs d’un tel crédit (Cass. soc. 12 mai 1998, n° 95-44784). Ceci dit, rien ne fait obstacle à la mise en place d’un crédit d’heures de délégation pour les suppléants ; il peut s’agir d’un accord atypique entre les DP et l’employeur. Il faut toutefois souligner qu’il s’agit d’attribuer un quota d’heures spécifique aux suppléants et non de permettre le transfert d’heures des titulaires vers les suppléants, ce qui est parfaitement illégal.

Pour la forme et la régularité des échanges entre les DP et l’employeur qui auront lieu en amont des réunions mensuelles,  il est préférable que l’employeur communique au plus tôt, les dates des réunions.

En effet, afin de communiquer dans les délais, les notes écrites (article L2315-12 du code du travail) dont les sujets seront examinés en plénière, les DP doivent disposer d’une certaine visibilité quant au calendrier des réunions (Cass. crim. 9 mars 1977, n° 76-90631).

Les réunions des délégués du personnel d’urgence

Il se peut entre deux réunions mensuelles, qu’un incident majeur ou qu’une situation inédite appelle les DP à se réunir de nouveau sans attendre la prochaine échéance (article L2315-8 du code du travail). Il s’agit des réunions des délégués du personnel d’urgence qui offre la possibilité de traiter immédiatement ou rapidement un problème né souvent d’une désorganisation soudaine. Celle-ci peut résulter d’un danger inhérent aux conditions de travail ou d’un conflit entre salariés.

Les DP sont à même d’apprécier chaque situation afin de décider ou non de la tenue d’une telle réunion. En effet, la définition de l’urgence est affaire de circonstance ; il se peut qu’une divergence d’appréciation puisse sur ce point opposer les DP et l’employeur. En cas de désaccord entre les parties, il conviendra de saisir l’inspection du travail. Il appartient en effet à l’inspecteur du travail de se prononcer sur le caractère d’urgence et sur la tenue régulière d’une telle réunion (Rép. min. n° 10912 : JO Sénat Q, 8 févr. 1972, p. 48).

Les réunions des délégués du personnel restreintes

Un délégué du personnel selon le caractère particulier d’une demande portée à la connaissance de l’employeur et qui suppose une forme d’urgence, peut individuellement demander à être reçu en réunion par l’employeur. On parle alors d’une réunion en petit comité, c’est-à-dire, restreinte (article L2315-8 du code du travail). Il s’agit en général de questions ou de réclamations dont la gravité suppose la tenue de telles réunions des délégués du personnel afin de préserver également les intéressés ; en effet, souvent, ce qui sera traité lors de ces réunions ne sera pas rendu public.

Une extrême confidentialité sera observée afin que seules les parties en présence aient à traiter de la problématique. Il va de soi que le cadre et la finalité de la réunion restreinte peut être discutée avec l’ensemble des délégués du personnel et l’employeur.

Participation des élus aux réunions des délégués du personnel

La loi exige que l’employeur convoque l’ensemble des élus aux réunions des délégués du personnel (titulaires comme suppléants). Contrairement à ce qui peut être pratiqué dans certaines entreprises, les suppléants ne peuvent pas être exclus des réunions du fait de la présence des titulaires (article L2315-10 du code du travail). Il a été jugé que la présence des suppléants aux réunions DP, constitue un droit propre aux intéressés que nul pas même l’employeur, ne peut remettre en cause (Cass. soc. 9 juin 1971, n° 70-40.359).

Il est souvent dit que les suppléants ne peuvent pas librement s’exprimer en réunion au contraire des titulaires. Cela peut paraitre aberrant, mais une ancienne jurisprudence a effectivement précisé qu’en présence des DP titulaires, les suppléants n’ont pas vocation à remplir les mêmes fonctions. Ils peuvent en revanche prendre la parole lorsqu’ils assurent incontestablement le remplacement des titulaires absents (Cass. crim. 11 oct. 1983, n° 82-94.038).

Curieuse décision qui ne devrait pas empêcher dans tous les cas, l’exercice de la mission des délégués du personnel ; les suppléants pouvant à loisir s’exprimer en réunion préparatoire pour faire connaître leur point de vue.