Toutes les entreprises doivent tenir à jour un registre unique du personnel. Il comporte la liste des salariés et certaines mentions réglementaires.

À ne pas confondre avec le registre des réclamations. Par ailleurs, il est désormais consultable par les membres du Comité Social et Économique.

Qu’est-ce qu’un registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel est un document permettant d’actualiser la liste des salariés et les informations qui leur sont relatives. C’est une obligation pour tout employeur de le tenir à jour. Il peut prendre la forme d’un livre, ou encore d’un fichier informatique. Si on choisit le support informatique, la substitution au support papier ne peut se faire qu’après consultation du CSE.

Il fait office de livre entrée et sortie du personnel, puisque l’on y consigne tous les mouvements des effectifs.

On note chaque arrivée dans l’entreprise, de même que les départs. C’est un document qui doit être tenu de manière très rigoureuse. Ce livre doit conserver les mentions obligatoires au moins 5 ans après le départ du salarié de l’entreprise. La non-tenue du registre du personnel expose le contrevenant à une amende de 4ème classe. Amende pouvant aller jusqu’à 750€, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.

Comment remplir un registre du personnel ?

Un registre du personnel doit obligatoirement prévoir les informations suivantes. Pour chaque employé, il est impératif de préciser son état civil comme son/sa :

  • nom ;
  • prénom ;
  • nationalité ;
  • date de naissance ;
  • et sexe.

De plus, des informations relatives à son embauche doivent également apparaître. On note donc son emploi, sa qualification, sa date d’entrée dans l’entreprise et, le cas échéant, sa date de sortie. Pour les salariés qui exigent une autorisation d’embauche, la date de l’autorisation doit figurer au registre. C’est le cas du travailleur étranger par exemple, ou encore jeune de moins de 16 ans. Le registre du personnel doit mentionner le titre et numéro de titre pour les étrangers.

Certains cas particuliers comme les stagiaires ou volontaires en service civique nécessiteront certaines indications complémentaires, liées à leur formation.

Si des modifications surviennent quant aux informations initialement répertoriées, le registre du personnel doit mentionner les nouveautés. Cela peut concerner un changement d’état civil, ou encore une évolution du statut ou de la qualité du salarié. Attention : il doit s’agir d’ajouts, et non pas de remplacement des informations. En effet, les mentions du registre unique du personnel sont inscrites de manière indélébile. Elles ne peuvent être substituées par d’autres !

Exemple de registre unique du personnel

Il existe de nombreux modèles de registre unique du personnel, qu’il est très facile de se procurer. Pas besoin d’en faire une usine à gaz, un simple livre prévu à cet effet peut suffire. Il s’agira toutefois de s’assurer que toutes les mentions obligatoires y sont reportées. Toutes les enseignes de vente de matériel et papeterie proposent des modèles de registre unique du personnel. À l’instar des cahiers de tenue de caisse ou des livres de recettes, par exemple.

En ce qui concerne le format numérique, il doit être validé par le CSE. Alors un simple fichier Excel peut suffire.

Des logiciels sont également sur le marché pour la tenue du registre unique du personnel. Quoi qu’il en soit, il est capital de s’assurer du respect des modalités RGPD. Pour rappel, le RGPD régit la protection des données personnelles. L’employeur ou le service des ressources humaines doivent tenir le registre unique du personnel. C’est un document confidentiel, qui n’est pas consultable par tout le monde.

Différence avec le Registre des Délégués du CSE

Bien que leurs noms soient proches, le registre unique du personnel et le registre des délégués du CSE n’ont rien à voir ! Attention à la confusion. Ce registre se présente comme un cahier dans lequel se consigne les sujets traités lors des réunions comme les réclamations. Dans les entreprises de moins de 50 salariés, aucun ordre du jour n’est prévu. De même l’absence d’un procès-verbal justifie la tenue de ce registre. Pour les entreprises dont l’effectif est égal ou supérieur à 50 salariés, il y a deux écoles. La loi n’impose plus ce registre.

Par conséquent, au choix tant pour les élus que pour l’employeur de pérenniser un fonctionnement ancien.

À défaut, les réunions des délégués du CSE donneront lieu à l’établissement d’un ordre du jour et d’un procès-verbal. On transcrira l’ensemble des réclamations formulées par les représentants du personnel dans un compte rendu sous forme de PV de réunion. Ainsi, pour les réunions du CSE donnant lieu à l’établissement d’un ordre du jour et d’un procès-verbal, le registre des réclamations n’a plus lieu d’être.

Depuis 2018, l’instance représentative du personnel que constituaient les DP a progressivement fusionné avec d’autres.

C’est désormais le Comité Social et Économique, ou CSE, qui remplace les IRP précédentes des DP, du Comité d’Entreprise (CE) et du Comité d’Hygiène, Sécurité et Conditions de Travail (CHSCT). Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises doivent avoir mis en place leur CSE.

Qui peut consulter le registre unique du personnel ?

Comme il consigne des informations confidentielles sur l’ensemble des salariés, le registre unique du personnel n’est pas destiné à être mis entre toutes les mains. En plus de l’employeur et de ses représentants, dont les personnes habilitées à tenir le registre comme les ressources humaines, certaines personnes y ont accès de droit. C’est le cas par exemple des agents de contrôle de l’inspection du travail, et/ou des agents chargés de veiller à l’application du Code de la sécurité sociale.

Si l’employeur se retrouve dans l’impossibilité ou refuse de présenter un registre complet à l’inspection du travail, alors cela constitue un délit d’entrave à l’exercice des fonctions d’agent de contrôle.

Cette infraction est passible d’une amende de catégorie 4, soit 750€, multipliés par le nombre de salariés concernés. Les autorités compétentes peuvent réclamer le registre unique du personnel. L’employeur doit donc pouvoir le présenter dans le cadre d’un litige. Tout salarié qui demande à consulter le registre doit pouvoir y accéder. Uniquement pour les informations le concernant, en vertu des dispositions de la loi informatique et libertés (RGPD). Enfin, les élus du CSE doivent pouvoir disposer librement du registre unique du personnel.

Consultation du registre unique du personnel par le CSE

En tant qu’instance représentative du personnel, le CSE a pour rôle de formuler des avis et de voter des mesures qui affecteront directement les salariés. Notamment sur tout ce qui a trait à la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi. Afin de pouvoir exercer ces missions, il est donc important que les élus puissent avoir accès aux données économiques, sociales et humaines de l’entreprise. Les élus disposent librement du registre unique du personnel. Cela pourra concerner aussi bien des intérêts communs que des réclamations individuelles.

À titre collectif, le CSE donne son avis pour toute restructuration et compression des effectifs.

Mais aussi pour un licenciement collectif pour motif économique. À échelle individuelle, il devra porter à son ordre du jour les réclamations concernant un salarié en particulier, notamment en ce qui concerne les problématiques liées aux conditions de travail.

Ce qu’il faut retenir à propos de ce sujet

Tenir un registre unique du personnel constitue une obligation légale pour tous les employeurs, quelle que soit la taille de l’entreprise. Ce document, papier ou informatique, consigne toutes les informations relatives aux salariés de l’entreprise. À ne pas confondre avec le registre des délégués du CSE.

Il est consultable par les élus qui ont repris, entre autres, les missions des délégués du personnel.