Le CSE peut déterminer dans son règlement intérieur l’instauration d’une réunion de travail chaque mois. Cette réunion lui permet d’établir son ordre du jour en marge des réunions plénières. C’est l’occasion pour les élus de préparer leur approche pour chaque sujet. Il peut revenir au secrétaire du CSE d’organiser les réunions préparatoires. Il en fixera en accord avec les élus, la date. C’est lui encore qui procédera aux convocations. Le secrétaire collectera les premières informations utiles en vue de cette réunion. Généralement, le jour de la réunion de travail, c’est au secrétaire du CSE à qui il incombe d’animer la séance.

Prévoir la date de la réunion de travail

Pour correctement s’organiser, la planification des réunions de travail est essentielle. C’est important, car, les titulaires doivent gérer au mieux leurs heures de délégation. Dans la mesure où cette réunion n’est pas officielle, elle s’impute évidemment sur ce crédit d’heures. Tous les représentants du personnel n’en disposent pas. Les suppléants, s’ils souhaitent participer à la réunion de travail du CSE, doivent bénéficier d’heures de délégation. Pour cela, rappelons que le Code du travail permet aux élus du comité d’en partager avec eux. Le nombre de réunions préparatoires dépend des volontés du CSE et du nombre de réunions ordinaires.

Conseil d'Expert

Je conseille d’en prévoir suffisamment, au moins une par mois. Par ailleurs, il est préférable que cette réunion intervienne au moins quinze jours avant l’autre.

Gérer un agenda partagé entre les élus

Pour faciliter la planification de chaque réunion, la création d’un agenda partagé, semble une solution efficace. Il faut en effet donner au secrétaire du CSE, les moyens de fluidifier et de faciliter l’organisation de ces réunions. Il existe plusieurs solutions actuellement, qu’elles soient gratuites ou payantes, à savoir :

  • Outlook invitation ;
  • Doodle ;
  • Google Agenda ;
  • Xoyondo ;
  • Teams…

Les outils de planification des réunions offrent une multitude de possibilités. Par exemple, il est possible d’accepter ou de décliner sa participation. Tous les autres invités en sont aussitôt informés. Cela permet en conséquence à l’organisateur de réagir promptement. Il peut ainsi décider de maintenir ou de décaler la date de la réunion. Cela prend que quelques minutes et le tour est joué !

Convoquer les participants à la réunion

Si planifier une réunion de travail est élémentaire, convoquer les participants est indispensable. En effet, la réception d’une vraie convocation engage un peu plus les futurs participants. Cela permet d’éviter les cafouillages quant à l’organisation de la réunion du CSE. Mais avant de convoquer les élus, il faut choisir un lieu (salle de réunion) où se retrouver. Le local du comité peut faire l’affaire. Toutefois, dans bien des cas, il se révèle trop exiguë pour s’y attabler à plusieurs. Aussi, la tenue d’une réunion débute par l’envoi d’une convocation aux participants, laquelle mentionne donc :

  • l’adresse et le lieu de la réunion (étage, numéro de salle…) ;
  • la date de la réunion en adéquation avec les agendas ;
  • l’heure de début de la réunion ;
  • la liste des participants convoqués ;
  • la durée éventuelle de la réunion ;
  • le cas échéant, l’heure de fin de la séance.

Comment se présente la convocation aux réunions ?

Les convocations de nos jours se limitent à un simple courriel. La dématérialisation des procédures internes l’explique le plus souvent. Parfois, l’éloignement géographique implique de procéder de cette façon. Cela accélère l’envoi des convocations. Là encore, le processus sera défini dans le règlement intérieur du CSE. Charge ensuite au secrétaire de le faire respecter. Les élus peuvent conduire la réunion en réservant une salle à l’extérieur de l’entreprise.

Dans ce cas, l’ensemble des frais qui en résultent s’imputent sur le budget de fonctionnement. Il en est de même pour les possibles frais de déplacement des participants.

Élaborer un ordre du jour en amont

Toute réunion repose sur l’objectivation de chaque sujet à venir. C’est la raison pour laquelle, l’organisateur de la réunion doit collecter les vœux des participants. Le but étant de disposer d’une ébauche d’ordre du jour. C’est incontestablement une étape cruciale dans la manière d’aborder une réunion préparatoire. Déterminer l’objectif de la réunion de travail aide à en prévoir aussi la durée, le degré d’essentialité.

Un tel travail en amont facilitera à coup sûr en aval le déroulement de la réunion.

Animer la réunion de travail le jour « J »

Mener une réunion de travail ne s’improvise pas. Comme je le précise ci-avant, il faut tant la prévoir et la convoquer que l’objectiver. C’est de cette manière qu’ensuite, il est possible de l’animer aisément.

Qui peut être l’animateur de la réunion ?

Naturellement, je me tournerai vers le secrétaire du CSE. Mais, n’oublions pas que la décision revient au CSE qui se fixe des règles à la majorité de ses membres titulaires. Quoi qu’il en soit, l’animateur préside le succès de la réunion préparatoire. Il faut donc confier cette tâche à une personne acceptée par le plus grand nombre. Celui-ci doit en outre disposer de qualités essentielles pour animer efficacement la séance.

En conséquence, l’animateur doit notamment :

  • avoir le sens du contact et une certaine empathie ;
  • agir avec sincérité et transparence ;
  • être un leader et un rassembleur ;
  • avoir le sens de la responsabilité…

Comment commencer une réunion de travail ?

Une réunion efficace débute habituellement par un brainstorming. L’objectif est de poser à plat les attentes de chacun et les idées de sujet à développer. Il faut y consacrer au moins vingt à trente minutes. Il est important également de fixer un temps de parole limité. Cela évitera de déséquilibrer les échanges. Selon les participants, certains risquent de ne pas prendre la parole (timides, timorés), et d’autres au contraire de la monopoliser. Enfin, il est important de fixer quelques règles comme :

  • refuser de traiter des sujets hors ordre du jour ;
  • fixer un temps de traitement pour chaque sujet ;
  • laisser à chaque participant le temps de s’exprimer ;
  • aller à l’essentiel et conclure sur une décision de groupe ;
  • participer à la cohésion d’équipe en étant correct ;
  • ne pas perturber inutilement le déroulé de la réunion…

Autres règles de la conduite de réunion de travail

Durant la réunion, outre de faire évoluer la prise de parole, il faut s’assurer d’une bonne prise de notes par les participants. En effet, conduire une réunion augure aussi la rédaction future d’un compte rendu. Aussi, parmi les règles déterminées avec le groupe, prendre des notes en fait partie. À défaut, le fruit du travail du groupe risque de s’évaporer. Or, c’est pour l’essentiel ce qui présidera la qualité de la réunion ordinaire. Il est donc impérieux de s’astreindre a minima.

Recours à la visioconférence

Est-il possible de recourir à la visioconférence lors des réunions préparatoires du CSE ? Oui, sans aucun doute. Contrairement aux réunions plénières qui reposent sur des règles plus strictes, le CSE peut faire comme bon lui semble pour ses propres réunions. Si des participants ne peuvent pas être présents physiquement, mais qu’ils souhaitent participer à la réunion, c’est donc une solution plausible. Cela étant dit, il faut avoir l’équipement nécessaire.

Le recours à un vidéoprojecteur

Il peut être utile de projeter une présentation, des documents durant la réunion de travail. Cela aide à se focaliser sur l’essentiel pour ne pas se disperser. Si le CSE le juge utile, il faudra le préciser en amont. En effet, cela modifiera a priori le type de salle de réunion. L’animateur vérifiera que celle-ci permette l’utilisation d’un vidéoprojecteur le cas échéant.

Prévoir des pauses et un déjeuner

Il se peut que la durée de la réunion implique une présence soutenue au cours de la journée. Dans ces conditions, je conseille de prévoir :

  • des pauses régulières de dix minutes toutes les deux heures ;
  • un déjeuner pour l’ensemble des participants ;
  • des collations pour la journée (eau, café, thé, jus de fruits).

La qualité des réunions se mesure aussi par de bonnes conditions d’accueil et d’organisation. Cela aide à maintenir les participants actifs. Par ailleurs, c’est une manière de créer une bonne cohésion entre les membres du groupe de travail. Là encore, les frais sont supportés par le budget de fonctionnement.

Rédiger un compte-rendu en fin de séance

Comme je le précise plus haut, une réunion de travail du CSE donne lieu à la rédaction d’un compte rendu. Il est primordial que chaque participant se souvienne du travail réalisé. Un compte rendu fait état des décisions qui ont été prises le cas échéant. C’est important de mémoriser le fruit du travail collectif. Cela facilitera les échanges des membres élus lors des réunions plénières face à l’employeur.

Comment se présente le compte rendu ?

C’est au CSE de répondre à cette question. La trame se définit ensemble, et se fixe dans le règlement de l’instance. Néanmoins, un compte rendu reprend les éléments essentiels de la réunion à savoir :

  • la liste des participants ;
  • les sujets de l’ordre du jour ;
  • la synthèse des discussions ;
  • le relevé de décisions ;
  • les actions post-réunion de travail ;
  • la date d’une prochaine réunion…

Fixer les points de la future réunion de travail

Avant de quitter une réunion de travail, il convient de définir les points de la prochaine session. En effet, selon les besoins, cette étape se révèle incontournable. Indéniablement, c’est à l’animateur de réunion de prendre les devants à cette fin.

L’impatience de quitter la réunion ne doit donc pas faire oublier cette étape qui présume des autres actions à suivre.

Pourquoi les élus organisent une réunion préparatoire ?

Le CSE intervient dans bien des domaines. Il peut s’agir :

  • d’une consultation sur les orientations stratégiques de l’entreprise ;
  • de voter le financement d’une formation économique ;
  • d’une délibération à propos d’une activité sociale…

Les prérogatives de cette instance sont plurielles. Le comité social et économique est aussi compétent en matière de santé et de sécurité au travail. Les élus présentent pareillement les réclamations des salariés à l’employeur. C’est la raison pour laquelle, il faut selon nous au moins maîtriser les techniques d’une réunion professionnelle. N’oublions pas que selon l’effectif de l’entreprise, le nombre de réunions est plus ou moins élevé. Préparer une réunion semble donc inéluctable. De même que conduire une réunion de travail du CSE ne s’improvise pas.

La préparation des réunions favorise tant la conduite de la réunion plénière que la rédaction du procès-verbal qui en découle.